KUNDCASE

Det som började med avtalsstöd - slutade med verksamhetsutveckling på hög nivå

Bakgrund och utmaning

Planen var att upphandla IT-drift och telefoni. 18 månader senare hade Myndigheten även bytt ut verksamhetskritiska system och lagt grunden för att driva verksamheten effektivt långt in i framtiden

Denna Samhällskritiska Myndighet uppkom tidigare ur en annan svensk myndighet. För att snabbt få igång arbetet i den nya Myndigheten övertog man delar av system som var utvecklade för den tidigare myndighetens verksamhet. Sedan dess hade man lappat och lagat för att anpassa.

För ca 4 år sedan var avtalen inom IT-drift och telefoni på väg att löpa ut och man gick ut med en upphandling av konsultstöd med gedigen kompetens inom offentlig upphandling, för att få hjälp att handla upp nya avtal. Kontract vann upphandlingen och kunde börja arbetet i början av 2018.

Den inledande analysen visade snabbt att den Samhällskritiska Myndighetens behov var större än bara inom IT-drift och telefoni. På grund av de långtgående anpassningarna skulle inte ärendehanteringssystemet kunna flyttas eller uppgraderas utan orimligt stora insatser. Det fanns behov av nya register för att kunna lösa uppgiften, vilket var svårt då de e-tjänster Myndigheten tillhandahöll var byggda på den befintliga leverantörens plattform och kunde inte flyttas.

 

Lösning

Den Samhällskritiska Myndigheten insåg värdet av att passa på att utveckla IT-stöden med ett längre framtidsperspektiv och fattade snabbt beslut om en utökad omfattning. Kontract, som hade avsatt en konsult till det ursprungliga upphandlingsuppdraget, kompletterade arbetsgruppen med ytterligare specialister och snart arbetade ett team på 4-6 personer från Kontract tillsammans med Myndighetens verksamhetsspecialister.

En inledande viktig fråga var hur man skulle dela upp upphandlingarna. Utmaningen bestod i att definiera kraven så att det inte uppstod överlapp eller luckor mellan olika upphandlingar och framtida leverantörer. Analysen landade i tre upphandlingar: IT-drift och användarnära tjänster, telefoni samt IT-system. Den mest akuta var upphandlingen av system och komplexa register med kniviga frågor kring innehåll, behörighet och hantering av känsligt innehåll.

Trots den väsentligt utökade omfattningen var den Samhällskritiska Myndigheten tvungen att hålla den ursprungliga tidplanen, eftersom de gamla avtalen snart löpte ut. Med så höga krav på snabbhet skulle införandefasen vara krävande för vald systemleverantör. För att minska risken att en del attraktiva leverantörer därför skulle välja att inte delta, utarbetade Myndigheten och Kontract ett innovativt incitamentssystem för den framtida utvecklingen av systemen. En innovationspott garanterar att medel finns allokerade, som utifrån i förväg kända mekanismer ger leverantören en viss årlig ordervolym.

Resultat

I dag har den Samhällskritiska Myndigheten tre leverantörer. Telefoni var först ut, med implementering från hösten 2018. Från oktober 2019 adderades IT-driften, parallellt med den nya systemleverantören.

Det som började som en relativt okomplicerad avtalsförnyelse ledde till verksamhetsutveckling på hög nivå. För att kunna fortsätta utvecklingen med en aktiv leverantörsstyrning och stöttning i den digitala utvecklingen har den Samhällskritiska Myndigheten omorganiserat och utökat sin IT-organisation, där Kontract stöttat så att nya krafter snabbt kommer in i sina roller.

Samtliga upphandlingar har innefattat krav på Service Integration and Management. I SIAM deltar samtliga leverantörer tillsammans med representanter för Myndigheten och samverkar kring förändringar, information, beslut samt förebyggande och lösningar av störningar och incidenter. 

Vill du veta mer ! Kontakta oss gärna så berättar vi mer om oss:
Upphandling och leverantörsstyrning

Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.