KUNDCASE

Med stadig projektledning formades IT-stöd för nytt fastighetsbolag på rekordtid

Bakgrund och utmaning

2011 beslutade Örebro kommun att förvaltningen av ett omfattande bestånd fastigheter skulle gå från förvaltningsform till bolagsform. Beslutet fattades i linje med en politisk vilja att renodla och effektivisera fastighetsförvaltningen och på så vis minska kostnaderna för invånarna i kommunen.

Förändringen innebar att kommunen skulle bilda ett nytt fastighetsbolag med namnet Futurum fastigheter i Örebro AB och att Örebro kommuns förvaltning Kommunfastigheter (KFÖ) skulle upphöra. Örebro IT fick i uppgift att starta ett projekt för att säkerställa IT-stödet för det nya bolaget.

Det nya IT-stödet skulle tags fram genom att inventera de verksamhetssystem som KFÖ använde och därefter analysera dessa utefter det nya bolagets behov. Vidare skulle nya ekonomisystem implementeras som harmoniserade med Örebro kommuns övriga ägda fastighetsbolag.

Den stora utmaningen i sammanhanget var att projektet hade skjutits upp under ett antal månader på grund av bland annat resursbrist inom Örebro IT. Detta innebar att tidsplanen för att slutföra projektet var knapp. Hela IT-miljön skulle vara på plats inom tre månader. Eftersom bolaget Futurum än så länge endast existerade på papper fanns det ingen självklar kravställare därifrån, vilket innebar att projektet behövde starta upp på kort tid av en erfaren projektledarprofil med både bred och djup förståelse för IT-miljö och verksamhet.

”Vi tog kontakt med Kontract eftersom de kunde ge oss senior projektledning kombinerat med rätt kompetensmix inom komplex IT.”

Christer Willén

Controller

Lösning

Christer Wilén är Controller på Örebro Kommun och ansvarig för att etablera Futurum inom uppsatt tidsram. Wilén identifierade behovet av att ta in spetskompetens utifrån:

– Anledningen till att vi tog kontakt med Kontract var att vi inte hade möjlighet att driva projektet. Vi saknade rätt kompetens och resurser internt och det pressade tidsschemat gjorde att vi behövde vara säkra på att projektet skulle genomföras på extremt kort tid. Vi tog kontakt med Kontract eftersom de kunde ge oss senior projektledning kombinerat med rätt kompetensmix inom komplex IT.

Ytterligare en anledning till att man valde att ta in kompetens från Kontract var oberoendeaspekten. Örebro Kommun behövde veta att leverantören inte skulle ha andra incitament eller intressen än just kundens utmaning i genomförandet.

För att klara projektet inom tidsramen satte Kontract omedelbart igång med att definiera helhetsansvaret och forma en uppdragsbeskrivning, projektplan samt projektorganisation. I projektstarten var resursuppskattningen en central del, eftersom det var otydligt hur mycket interna och externa resurser som skulle behövas.

Det fanns initialt en ambition att införa helt nya system för Futurum, en insats som skulle ha krävt en utförlig kartläggning av befintlig systemmiljö, funktionalitet och drift och därefter upphandling och implementering. När Kontract i dialog med Örebro IT tydliggjorde uppdragsformuleringen blev det påtagligt att en sådan kartläggning och analys, upphandling och implementation för alla system inte skulle hinna genomföras inom uppsatt tidsram. Önskemålet om nya system ställdes i relation till en betydligt ökad tidsåtgång och kraftigt stigande kostnader, varför Kontract rekommenderade en ”workaround”. Förslaget var att göra en plan för hur befintliga system skulle kunna avskiljas till Futurum och driftas av Örebro IT för att minimera risken att spränga tidsplan och budget. Endast nya ekonomisystem implementerades för bolaget. Denna workaround visade sig fungera väl och projektet genomfördes med hög kvalitet på rekordtid, något som var viktigt för beställaren:

– Detta var ett prio 1-projekt som vi inte hade möjlighet att skjuta på och därför ställdes det höga krav på att vara kreativ och kunna lösa problem längs med vägen, något som Kontract verkligen gjorde, säger Christer Wilén.

Resultat

Söndagen den 1/1 2012 trädde den nya organisationen Futurum i kraft. På måndagen kunde de anställda gå till sina arbetsplatser och då var redan IT-stödet anpassat och nya system installerade utifrån Futurums behov. Övergången skedde utan driftstopp vilket innebar att medarbetarna kunde jobba vidare som om ingenting hade hänt. Två veckor senare flyttade Futurum till nya lokaler och all utrustning och access flyttades med utan svårigheter – miljön var frikopplad och det fungerade väl att flytta den.

En av framgångsfaktorerna för samarbetet var att Kontract kombinerade rätt IT-kunskaper med ett strukturerat och väl fungerade projektledarskap. Christer Wilén och projektorganisationen ser en styrka i Kontracts kompetens även inom de mjuka delarna:

– Det krävdes inte bara kännedom om hela IT-miljön inklusive serverdrift, telefoni, webbtjänst, hur man konfigurerar, hanterar personalsystemet och så vidare utan också en lyhördhet och ödmjukhet i själva genomförandet – många personer skulle samarbeta under tidspress.

Förutom att Futurum nu har ett väl fungerade IT-stöd har Örebro IT beslutat att undersöka möjligheten att gå vidare och implementera samma projektstyrningsmodell som Kontract tillämpade i hela verksamheten.

– Kontracts modell har fungerat väldigt bra. Hela projektet har präglats av tydliga milstolpar, delleveranser och vem som godkänner vad. Deras sätt att driva projektet har gjort det lätt att se vad man ska fokusera på, oavsett vilken nivå man varit involverad i. För mig som övergripande ansvarig var det exempelvis väldigt värdefullt att alltid få material och agenda skickat till mig innan varje styrgruppsmöte.

Kontracts tips för att lyckas med projekt som involverar många personer inom kommunens IT-organisation:

Involvera gärna en eller flera personer som har kännedom om kompetenskartan i linjen. Det underlättar förankringsarbetet och snabbar upp genomförandet.
Säkerställ att alla parter i projektorganisationen har kännedom om projektets mål, delmål, ansvarsfördelning och tidplan. Kontinuerlig kommunikation och informationsdelning stärker förutsättningarna för att lyckas.
Prioritera bland kraven. Oavsett om det är budget, tidplan eller kvalitet som är viktigast i genomförandet – säkerställ att alla beslut kopplas till det perspektiv som är mest prioriterat.

Örebro Kommun är Sveriges sjunde största kommun med 135 000 invånare. Örebro IT har uppgiften att stödja verksamhetens behov inom bl.a. förvaltning. Kommunens samlade organisation för IT och teknisk service och support har drivit igenom en rad satsningar i syfte att effektivisera administration och förvaltning under senare år. Exempel på satsningar är dokument- och ärendehanteringssystem med diarium, ledningsinformationssystem och e-handelsportal för leverantörer.