KUNDCASE

En av världens största tenant-to-tenant-migreringar av Office365

Bakgrund och utmaning

I januari 2017 meddelades beslutet att ett välkänt svenskt industriföretag skulle delas upp i två fristående bolag och att det avknoppade bolaget skulle börsnoteras.

Från att ha varit en global koncern med gemensamma IT-tjänster och delad infrastruktur skulle bolaget på bara lite drygt ett år vara två helt fristående organisationer.

Det innebar både ett stort juridiskt arbete och stora tekniska utmaningar. För att allt skulle hinna klart i tid för de många revisionerna inför börsnoteringen var delningen av IT-miljön tvungen att bli färdig på mindre än tolv månader.

Med 13 000 anställda världen över var det en av de största Office365-flyttar, om inte den största, som någonsin hade gjorts. Eftersom det dessutom var fråga om en ny organisation var det inte alltid klart vem som skulle vara ägare till de olika systemen, men i och med den mycket snäva tidsplanen fanns det inte tid att vänta på det.

Lösning

På Kontract fick vi i uppdrag av kunden att driva och administrera arbetet med att förflytta alla användare inom ett helt affärsområde från det befintliga bolagets IT-infrastruktur till en nyskapad miljö för det avknoppade bolaget.
I arbetet involverades i stort sett hela expertispaletten som Kontract har, från projektledning, tekniska arkitekter och applikationsexperter till testledare och metod- och processutvecklare.

För att flytta 13 000 användare på så kort tid ställdes höga krav på planeringen av arbetet och att alla moment utfördes i rätt ordning utan förseningar. I arbetet ingick att skapa en ny plattform för det nya fristående bolaget, med en helt ny Active Directory-katalog, och 13 000 Office365-användare skulle migreras. Samtidigt skulle alla system fungera parallellt för att inte störa verksamheten.

Totalt var ett dussintal personer från Kontract inblandade i uppdraget. De samverkade starkt med de två bolagen och drev på systemansvariga i att, exempelvis, genomföra tester för att klarlägga hur systemen beter sig vid en migrering. Kontract bistod även med felavhjälpning och stöttning av IT-supporten i det befintliga bolaget i och med den ökade belastningen som uppstod under det starkt tidspressade arbetet.

För att säkerställa att rättsliga och fackliga aspekter inkluderades på ett naturligt sätt under hela projektets löptid skedde arbetet i nära anslutning till den juridiska avdelningen. Det nära samarbetet underlättade även för att kunna reda ut hur systemen skulle förhålla sig till organisationerna.

Men de mänskliga delarna är en precis lika viktig del av lösningen som de tekniska. I vår metod ingår alltid en god dos kommunikation för att förankra förändringen hos hela organisationen. Att få med medarbetarna är helt avgörande för att projektet ska hålla rätt fart och följa tidsplanen, och för att organisationen ska kunna tillgodogöra sig den verksamhetsnytta som IT-stödet möjliggör.

Resultat

I slutändan kunde det nya fristående bolaget konstatera att projektet kunde genomföras enligt den uppställda tidsplanen och att delningsplanerna och börsnoteringen kunde fortsätta, vilket var den absoluta målbilden.

Under sommaren 2017 genomfördes de första testerna och under det fjärde kvartalet genomfördes migreringarna av samtliga användare, datorer och brevlådor i den nya organisationen. Efter det tog servermigrering och systemmigrationer vid.

Kontract bistod med allt ifrån metod, kommunikationsplan, kommunikation, det organisatoriska och så klart inte minst den tekniska kompetensen för att kunna driva projektet från start till mål.

Kontracts bidrag

Att genomföra en flytt när mottagarorganisationen ännu inte är färdig är komplicerat redan som det är. Kontract lyckades inte bara med att driva och genomföra projektet, utan dessutom även fullfölja det på en otroligt tight tidsplan.

Joakim Femermo
Affärsområdeschef
Teknisk transformation
Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.