Analys, upphandling och införande av IT-tjänster i samband med avyttring av verksamhet

Lösning

Fas 1: Analys (framtagande av beslutsunderlag)

Avskiljningen av Ellevio från Fortum innebar inte bara behov att ersätta befintliga IT-tjänster utan också en möjlighet för Ellevio att se över och optimera dem utifrån de nya interna och externa förutsättningarna. Det var en viktig ledstjärna i analysarbetet som fokuserade på följande områden:

• Kartläggning av marknaden och identifiering av lämplig leverantörsprofil
• Framtagagande av effektmål för upphandlingen och avtalet
• Kartläggning av nuläget inom IT
• Indelning och avgränsning av områden i upphandlingen vilket bland annat även innefattade analys av produktionsnära IT-tjänster
• Framtagande av grov plan för upphandling och införande
• Förslag till sourcingstrategi
• Förslag till upphandlingsmodell

Analysen genomfördes genom intervjuer, gruppdiskussioner, faktainsamling och leverantörsträffar som Kontract sammanställde till ett beslutsunderlag. Beslutsunderlaget ger därigenom faktabaserade förslag till mål, omfattning och plan för genomförande av upphandling av IT-tjänster. Ellevio valde att besluta enligt förslaget.

Fas 2: Planering och upphandling (förberedelse och genomförande av upphandling)

Upphandlingsarbetet startade med att projekt etablerades för att tydligare kunna styra och kvalitetssäkra upphandlingen. Projektetableringen innebar följande:

• Etablering av projektorganisation med resurser från Kontract och Ellevio
• Genomförande av riskanalys (riskhantering och -planering)
• Framtagande av projektdirektiv och projektplan
• Framtagande av detaljerad aktivitets- och tidsplan för de olika faserna i upphandlingen

I planeringsarbetet togs även ett business case fram för att i ekonomiska termer konkretisera nyttan med upphandlingen.

Styrande för upphandlingsarbetet och dess olika faser blev valet av upphandlingsmodell – i det här fallet förhandlad upphandling med föregående annonsering enligt LUF (Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster). I första steget gjordes även en selektering av leverantörer eftersom Ellevio sökte en väletablerad samarbetspartner som var professionell och mogen i sin organisation, sin struktur och i sina tjänster. Huvudaktiviteterna i upphandlingen var:

• Framtagande av annons
• Annonsering
• Framtagande av förfrågningsunderlag
• Selektering av leverantörer
• Anbudstid
• Utvärdering och anbudspresentationer
• Förhandling och Due Diligence
• Tilldelning och avtalstecknande

Upphandlingen genomfördes som en single sourcing, dvs avtal tecknades enbart med en leverantör och dess omfattning var områdena datacenter, kommunikation, arbetsplats, service desk, integration, telefoni, IT-konsulttjänster med option på produktions-IT, systemförvaltning samt ytterligare tjänster inom telefoni.

För att få värdefull information om vilka IT-tjänster som kunde erbjudas av marknaden samt vilka eventuella krav som skulle kunna vara alltför kostnadsdrivande eller felriktade förde vi innan vi skickade ut förfrågningsunderlaget en dialog med utvalda leverantörer. Detta gav viktigt input till kravarbetet.

Utvärderingen tog sin grund i effektmålen:

Upphandlingen följde den fastställda tidsplanen och avtal kunde tecknas utan någon överprövning.

Fas 3: Transition (införande av IT-tjänster och överföring av ansvar till ny leverantör)

Etablering av leverantör och implementation av avtalet genomfördes i linje med nedanstående huvudaktiviteter:

• Framtagning av projektplan under ledning av ny leverantör
• Fördjupad/reviderad Risk- och konsekvensanalys tillsammans med vald leverantör
• Transition i enlighet med projektplan inklusive tester
• Framtagande av samverkanshandbok
• Utvärderingsanalys som har sin grund i kortsiktiga KPI:er samt rapport