KUNDCASE

Koncerngemensam Office 365-plattform höjer säkerhetsnivån och optimerar för verksamheten

Bakgrund och utmaning

- spretig IT-struktur med oklart ägarskap

Installationsdistributören Ahlsell erbjuder runt en miljon produkter från högteknologiska centrallager runt om i Norden. Lägg en order var som helst i Sverige innan kl. 16, så kan du hämta i butik dagen efter kl 7.

En sådan högeffektiv logistikkedja är beroende av ett solitt IT-stöd. Men den plattform som man en gång hade börjat bygga på, hade med åren växt till en spretig IT-miljö med oklart ägarskap. Det starka entreprenörskap som alltid gynnat Ahlsells företagskultur, med stort självbestämmande i försäljningsregionerna, medförde också att varje region ägde sina egna IT kostnader och till exempel köpte egna Office-produkter. Officepaketet fanns till slut i 20 (!) versioner genom hela organisationen – minst sagt en utmaning för en organisation som är proffs på installationsprodukter men där kärnverksamheten inte är att uppgradera, säkerhetsuppdatera och ge support på IT-system.

Säkerhetsaspekten var droppen

När dataskyddsförordningen GDPR skulle införas inom EU under 2018, höll befintliga lösningar och arbetssätt inte längre. Till utmaningen kring kostnadseffektiviteten för IT, adderades nu också frågor om informationssäkerhet. Med alla gamla Office-versioner gick det inte att vidmakthålla supportlivscykeln på varje klientdator och företaget exponerade sig för de risker som uppstår om man inte har den senaste
säkerhetsuppdateringarna installerade.

Genom åren hade dessutom de ständigt växande brevlådorna blivit ett allt större problem. Användarna hade all e-post sparad – varje order, varje bekräftelse, varje korrespondens – och hade för länge sedan slagit i taket för brevlådornas storlek. Ökad lokal lagring och arkivering av e-post på enskilda datorer skapade en ytterligare säkerhetsrisk i fall av krasch eller stöld.

-Vi hade länge velat driva förändring, berättar Rikard Eriksson, Teknisk Chef och Information Security Manager på  Ahlsell. Men det var först med GDPR som hävstång och med Kontracts stöd som alla argument föll på plats och  nödvändiga beslut kunde fattas

”Kontracts konsulter är jordnära och väldigt kunniga på flera områden. De kommer inte in och prackar på oss en färdig lösning, utan utnyttjar sin seniora kompetens för att arbeta flexibelt och anpassa sig till våra behov.”
Rikard Eriksson
Teknisk Chef och Information Security Manager

Lösning

- paradigmskifte för Ahlsells IT-miljö

Med GDPR och säkerhetsfrågan som tillägg till det tidigare kostnadsmotivet, beslutade Ahlsell att migrera till en gemensam Office 365-plattform. Ahlsell hade lärt känna Kontract under ett drygt decenniums samarbete kring strategiska IT-frågor och upplevde att deras angreppssätt, förståelse för kundens verksamhet och sammansättning av olika kompetenser gjorde dem lämpliga att stötta ledningen i att driva förändringen.

Förutom de tekniska och logistiska utmaningarna var det viktigt att hantera förändringen i Ahlsells arbetssätt och styrning. Det tidigare invanda självbestämmandet över delar av IT-miljön skulle ersättas av en ökad central styrning, där kostnaderna skulle fördelas ut på regionerna baserat på användande –tvärtemot hur Ahlsell var van att arbeta.

Från de 20 Office-versionerna var den nya målbilden en konsolidering till fyra olika versioner, där det bara var språken som skilde dessa åt. Med centraliseringen av licenserna har var person rätt licens där Regionchefen tydligt kan se exakta kostnaden per person.

Nu finns möjligheten att få flera typer av Office-licenser vilket gör att kostnaden för Office kan bli lägre om den licensen nyttjas.

Behov av bra säkerhetsstöd

I samband med Office 365-migreringen infördes en ny informationssäkerhetsorganisation på Ahlsell, ledd av en nyinrättad Information
Security Manager, och Kontract deltog i arbetet med att sätta den centrala dokumentationen på plats.

Här handlade det först om att skapa en struktur för skydd av de samlade informationstillgångarna – både de historiska och för framtida data.

Försäljningsordrar och - bekräftelser är mindre skyddsvärt än känslig information om bokslut, rapporter, företagsaffärer och personal. Kontract stöttade där i en analys av Ahlsells behov av funktionalitet och säkerhetsnivå.

Till exempel behövde Ahlsell kunna tagga ett dokument direkt när det skapas så att det automatiskt hanteras utifrån i förväg beslutade säkerhetsnivåer. Vidare fanns tydliga behov av att åstadkomma bättre spårbarhet för Ahlsells mobila tillgångar. Det var denna behovsanalys som låg till grund för ett beslut om Office 365, med dess inbyggda supportfunktioner för skydd av affärstillgångar.

Oväntat smidig utrullning

Efter ett drygt halvårs förberedelser gick startskottet i mars 2019. Klienterna fick en och samma version av Office-paketet samt migration till Skype Online och Exchange Online. Samtliga brevlådor integrerades, både personliga, gemensamma och resurser som till exempel konferensrum.

Detta genomfördes i en mycket snabb takt, där 6 400 brevlådor migrerades på bara två och en halv månad.

En sådan intensiv utrullning riskerar ofta leda till driftstörningar, konflikter och incidenter. Genom en teamleverans med verksamhetsförståelse, projektledning, tekniska arkitekter och mycket kommunikation ut mot användarna genomfördes projektet med minimalt av driftstörningar och antalet incidenter stannade på ett litet fåtal.

-Vi på Kontract är inte enbart tekniska konsulter eller managementkonsulter, utan har kompetens över hela skalan, säger Torbjörn Söderberg, leveransledare för Ahlsell på Kontract.  Att vi kan leverera allt från A till Ö, utan murar mellan tjänsteområdena, är ofta en framgångsfaktor i våra uppdrag.

Resultat

- positiv ROI av migreringen på mindre än ett år

Efter den första fasen av migreringsprojektet upplever Ahlsell många skillnader:

  • Ahlsell har kontroll på verksamhetens information, inte minst utifrån kraven som ställs genom GDPR.
  • Totalt har Ahlsell ökat den möjliga lagringskapaciteten, genom en förbättrad arkiveringsfunktion av gammal e-post.
  • Den ekonomiska transparensen är väsentligt förbättrad. I dag känner varje region exakt till sina licens- och andra IT-kostnader i förväg, och kan förändra dessa på månadsbasis allt eftersom personalstyrkan ökar eller minskar.

Även om det inte var något som betonades eller var ett mål i projektet, har användarna spontant upptäckt möjligheterna att kunna jobba mer agilt och innovativt genom Office-funktioner som Yammer, Teams, Sharepoint Online och OneDrive.

Utöver detta har även en bättre hantering för licenser, lagring, support och livscykelhantering etablerats. Detta kommer ge bättre resultat ekonomiskt på sikt, utöver effekter i form av ökad tillgänglighet och minskade väntetider för tillgång till IT-plattformarna.

Joakim Femermo
Affärsområdeschef
Teknisk transformation
Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.