Upphandling
Vilken upphandlingsform är bäst lämpad i samband med offentlig upphandling av IT-drift?
Vilken upphandlingsform är bäst lämpad när en myndighet står inför en upphandling av IT-drift? Vad ska tas i beaktande vid valet av upphandlingsform? Här angriper vi frågeställningen genom att lista olika alternativ och väga för- och nackdelar mot varandra. Resonemangen nedan är dock att betrakta som generellt hållna då valet av upphandlingsform i praktiken alltid beror på aktuell situation.
Öppet förfarande
Ett öppet förfarande är ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer får lämna anbud. Den kanske största fördelen med öppet förfarande är att anbud från flera leverantörer ger bra spridning avseende anbud och lösningsförslag. En nackdel däremot kan vara en ökad risk för felaktiga bedömningar och missuppfattningar genom att anbudsgivare och den upphandlande myndigheten inte får kommunicera under själva upphandlingen.
Vid öppet förfarande ska anbudsgivaren ges möjlighet att lämna en egenförsäkran (ESPD) detta underlättar arbetet vid kontroll av kraven i kvalificeringsfasen vilket spar tid i utvärderingsarbetet Därutöver kan antalet inkomna anbud bli högt vilket i regel skapar ett stort resursbehov för utvärdering av anbud. Förfarandet är reglerat i tid för tidsfrister gällande annonseringstid och tid för frågor och svar.
Förfarandet ställer även större krav på kravställningen då inte förhandling är tillåtet.
Annonsering i nationell databas får inte ske innan annons finns i TED vilket oftast innebär några dagars fördröjning.
Selektivt förfarande
Selektivt förfarande är ett annonserat upphandlingsförfarande där alla leverantörer kan ansöka om att få delta, och den upphandlande myndigheten/enheten bjuder in vissa leverantörer som får lämna anbud. Dessa leverantörer väljs ut enligt kända och förutbestämda kriterier. Vid selektivt förfarande får förhandling inte ske och leverantörsurvalet sker efter en öppen ansökningsfas.
Om det antas komma in många anbud kan det vara en fördel att välja selektiv upphandling eftersom bedömning sker i två steg. Dock är selektivt förfarande mer resurskrävande i kalendertid jämfört med öppet förfarande eftersom det krävs prövning i två steg. Selektivt förfarande ger heller ingen möjlighet till förhandling
Att välja rätt strategi för IT-sourcing är en komplex fråga med många olika perspektiv. Valen kring hur mixen av de tjänster, kompetenser och resurser ni behöver för att lyckas nå…
Avrop från statligt ramavtal
Kammarkollegiet bedömer att överprövningsrisken minskar om avrop sker mot redan ”färdiga” avtalsvillkor och enligt de mallar och råd som Kammarkollegiet står bakom. Därutöver leder ramavtal, som till exempel IT-Drifttjänster Helhetsdrift 2010, till högre konkurrens då leverantörerna får lägre offertkostnad pga. av ”standardiserat” förfarande och avropsunderlag.
En nackdel med ramavtal kan vara det avstånd som uppstår mellan upphandlaren och användaren, vilket kan leda till att ramavtalet inte fullt ut är anpassat efter de avropsberättigade myndigheternas behov. Källa: Vägledning: Ramavtal och avrop inom LOU, Kammarkollegiet.
Vid avrop med förnyad konkurrensutsättning är 10 dagars avtalsspärr frivillig, det innebär att kontrakt kan tecknas omgående. Om inte avtalsspärren används finns det möjlighet för anbudsgivarna att vända sig till domstol senast 6 månader efter tilldelningen för att få avtalet ogiltigförklarat.
Förhandlat förfarande
Förhandlat förfarande är ett förfarande där den upphandlande myndigheten eller enheten bjuder in utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Leverantörsurvalet sker efter en öppen ansökningsfas. Förhandlat förfarande ger möjlighet för förhandling av villkor avseende samtliga utvärderingskriterier vilket ger stor möjlighet för anbudsgivare att förstå den avropande myndighetens behov. Förhandlat förfarande är dock mer tidskrävande än ovan nämnda alternativ då förhandlingen tar mycket tid i anspråk
Konkurrenspräglad dialog
Konkurrenspräglad dialog är ett upphandlingsförfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i förfarandet. Konkurrenspräglad dialog får användas vid särskilt komplicerade kontrakt och då öppet eller selektivt förfarande inte medger tilldelning av kontrakt. Leverantörsurvalet sker efter en öppen ansökningsfas.
Konkurrenspräglad dialog tillåter dialog vilket ger större möjlighet för anbudsgivare att förstå behov och kunna föreslå lösningar. Detta skapar goda förutsättningar för en fungerande leverans där bägge parter har en samsyn på avtalet och samarbetet. I en förstudierapport publicerad av Kammarkollegiet konstateras att ”Leverantörer uttrycker återkommande en önskan om ökad dialog med kunden innan ett avrop då de upplever att missförstånd lättare kan undvikas samt att både kund och leverantör kan få en ökad förståelse för behov, utbud och möjligheter.”
Konkurrenspräglad dialog är dock en ny och relativt obeprövad upphandlingsform. Upphandlingsformen är också tidskrävande då dialogen tar tid i anspråk. Konkurrenspräglad dialog kan även utgöra en ökad risk för överprövning.
Summering
Antalet för- och nackdelar med dessa upphandlingsformer är fler än vad tas upp här, men förhoppningsvis kan dessa frågeställningar bidra med beslutsunderlag i de eventuella utmaningar som er organisation står inför. Upphandlingar inom IT-drift är komplexa och har ofta ett stort förhandlingsutrymme varpå det är av stor vikt att man upprättar bästa möjliga förutsättningar inför upphandlingen.
Kontakta gärna Kontract för att ta del av våra erfarenheter inom offentlig upphandling av IT-drift där bland annat beslut gällande upphandlingsform spelar en betydande roll.
Tips! Läs vår ordlista om upphandling om det är många främmande begrepp.
Mer i ämnet finns även på avropa.se
