Upphandling

Vilka krav ställs på den egna organisationen vid outsourcing?

Titta inåt när du funderar på outsourcing. När en outsourcing av IT-leveransen övervägs finns en risk att fokus hamnar på leverantör, kontrakt, SLA:er och andra frågor som framför allt handlar om den tjänst som köps. Något som är minst lika viktigt är den egna organisationens förmåga att förstå affärsverksamhetens behov och samtidigt styra en extern leverantör.

Bättre leverans?

Den som ansvarar för IT-leveransen i ett företag eller organisation bör alltid fundera på vilka tjänster som ska produceras i den egna verksamheten och vilka tjänster som ska köpas eller ”sourcas”. Några frågeställningar som kan hjälpa i tankeprocessen är:

  • Skulle IT-tjänsterna kunna levereras på annat sätt? Vad vill vi göra själva och vad vill vi köpa?
  • Finns det i så fall interna förutsättningar för en annan leveransmodell? Kan den egna organisationen hantera förändringen?
  • Skulle det kunna bli billigare?
  • Skulle det kunna bli bättre? Vad innebär i så fall bättre för din verksamhet? Högre driftsäkerhet, snabbare leverans eller något annat?

Sourcing av IT-tjänster kan vara ett verktyg för att uppnå flexibilitet och handlingsutrymme eller kostnadssänkningar. Vår erfarenhet är att det sällan är möjligt att nå långtgående fördelar inom båda dessa områden. Om sourcing övervägs inom ett tjänsteområde är det därför kritiskt att vara tydlig med vad som prioriteras; flexibilitet, kostnadssänkningar eller något annat.

En, få eller många?

Även om vi rekommenderar att överväga multi-sourcing bör man undvika en alltför splittrad miljö. En alltför uppdelad tjänsteleverans kräver stora resurser för att arbeta med leverantörsstyrning och leverantörsutveckling. Här gäller det att hitta en bra balans mellan fördelarna med multi-sourcing och kostnaden att hantera alltför många leverantörer. En tumregel är därför att det är lämpligt att definiera relativt omfattande områden för en möjlig sourcing-situation i stället för en långtgående uppdelning på fler och mindre objekt. Ett undantag kan vara tjänster där det ställs väldigt udda eller specifika krav och som därför kan vara nödvändiga att hantera separat.

Kontract rekommenderar en adaptiv sourcingmodell för att kunna stödja verksamhetens behov av innovation samtidigt som kostnader för bastjänster optimeras. Ett bra grundarbete ger en grund för vägval när det gäller sourcingmodell av olika tjänster.

Vänd blicken inåt

Förutsättningen för en lyckad tjänsteleverans i allmänhet och sourcing i synnerhet är tydliga definitioner av:

  • Den egna verksamheten som använder tjänsterna
  • Den egna verksamhetens gränssnitt mot leverantören
  • Leverantörens gränssnitt och ansvar gentemot kunden
  • Den tjänst som leverantören ska leverera

Det är inte ovanligt att tyngdpunkten i en sourcing hamnar på den sista punkten, men om övriga delar inte belyses tillräckligt är det stor risk att den levererade tjänsten inte kommer att vara rätt för affärsverksamheten och en ännu större risk att tjänsterna inte kan förändras i takt med förändrade krav från verksamheten. Förmågan för IT-organisationen att vara en bra och värdeskapande beställare och förvaltare av IT-tjänster måste också lyftas fram som ett centralt område.

Det är därför kritiskt att ett sourcingprojekt bygger på en grundlig analys av IT-organisationens förmåga samt affärsverksamhetens krav och behov, både nu och i framtiden.

Sammanfattning

Som slutsats vill vi framhålla att det går att uppnå många fördelar med att välja en extern tjänsteleverans, eller med andra ord att outsourca IT-driften. Men, det sätt en verksamhet väljer att köpa dessa tjänster på styr också vilka fördelar som blir tongivande. En grundlig behovsanalys samt analys av organisatoriska och processmässiga förutsättningar är en förutsättning för en lyckad tjänsteleverans.

Publicerat den 12 mars 2018
Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.