Upphandling

Varför lönar sig leverantörsstyrning?

Kort- eller långsiktig affärsrelation med sin leverantör? Vi vågar påstå att utveckla samarbetet med sin befintliga Leverantör är minst lika lönsamt som att ha genomfört en bra outsourcing eller upphandling.

Vad menar vi då med att utveckla samarbetet? Leverantörsstyrning kan jämföras med affärsutveckling med syftet att förbättra relationen med sina kunder genom marknadsbearbetning. Alla relationer har utvecklats till att bli mer marknadsmässiga. Två återkommande krav för att stöd ska kunna sättas in är leverantörens överlevnads- och motprestationsförmåga samt kundens förmåga att sätta in resurser till relationen. Det här har stötts och blötts i flera universitetsstudier och rapporter och har man tid rekommenderar vi att läsa en eller två av dessa.

Vad är då Leverantörsstyrning och använder vi det rätt?

Att använda leverantörsstyrning rätt är lättare sagt än gjort. En grundstomme som vi ofta påminner våra kunder om är att säkerställa kundens egen kompetens gällande beställarorganisationen, styrningen av denna och utarbetande av principer kring affärsmodell. Kontract menar att det är i förberedelsearbetet som kunden behöver sätta upp sin målsättning; vad vi vill uppnå med vår avtalsstyrning och vår leverantörsrelation. Ett konkret sätt för att påverka leverantörstyrning kan vara att reducera antalet leverantörer för att öka kvaliteten i nuvarande avtal samt ansvar och fokus hos kvarvarande leverantörer. Det är först då som Leverantörsstyrning kan ge effekter som:

  • Att skapa möjligheten, i samarbetet med sin Leverantör att se djupare in i framtiden
  • Att vara bättre förberedda inför förväntade eller oväntade förändringar
  • Att identifiera och prioritera snabba vinster

Förutom att Leverantör och Kund i samverkan behöver fokusera på SLA:er som tillgänglighet på server 1 och 2, svarstid i servicedesk etc. menar Kontract att Kunden istället tar höjd för ett djupare samarbete. Detta för att underlätta nybildning, proaktivitet och kreativitet när det gäller framtida IT-lösningar vilket ofta leder till en ökning av mervärden för Kunden. Mervärden som även inkluderar Kundens kunder i form av bland annat kostnadsbesparingar och effektivitet i verksamhetens processer.

Situationer då vi ser behov av initiering av Leverantörsstyrning

Exempelvis när kunden förbereder sig inför en outsourcing eller planerar att förlänga alternativt upphandla nytt avtal. Startar man upp processen i tid kan resultatet vara att kunden inte behöver gå ut i en ny upphandling. Istället utvecklar man befintligt leverantörsförhållande med befintligt eller nytt avtal.

Processen för leverantörsstyrning – finns det en verktygslåda för att nå maximal effekt?

Först och främst, avsätt resurser och tid för arbetet. Det optimala är att leverantörsstyrning, ofta kallat samverkan, regleras redan i avtalet med Leverantören. D.v.s. reglera vilka personer hos kunden och leverantören som aktivt ska arbeta med detta, förbestäm en serie av workshops, s.k. ”Co-Develop workshops” förslagsvis en gång per kvartal som kombinerar erfarenhet, kompetens och visioner av de skarpaste hjärnorna på båda sidorna. Samverkan inkluderar att experter, såsom tekniska specialister, från olika branscher plockas in.

Hur följs arbetet upp?

Hur säkrar Kunden en progress i processen Leverantörsstyrning? Definiera Key Performance Indicators (KPIs) tillsammans med Leverantören för att mäta och följa upp såväl uppsatta innovationsmål och de leveranser som avtalet omfattar. Det kan t ex vara mätning och uppföljning för:

  • Följsamheten mellan Kunden och Leverantören avseende definierade innovationsmål, för nya och egenutvecklade tjänster (t ex road maps med milstolpar)
  • Definierade effektmål hos verksamheten (t ex kapacitetsmål) för att stödja verksamhetsförändringar och kostnadseffektiviseringar

Processen för Leverantörsstyrning behöver ske på ett strukturerat sätt med tydliga aktiviteter som möjliggör nya idéer i den befintliga IT-miljön med sin nuvarande leverantör, men som också omfattar bland annat:

  • Kvalitetssäkring av befintliga och nya tjänster
  • Ökad informationsutväxling och ökad kvalitet på kommunikationsplan
  • Ökad mognadsgrad i organisationen

Leverantörsstyrning medför att kundens beställarorganisation har möjlighet att påverka sin leverantör och vice versa. Den låter kunden dra fördel av kunskap om marknader, förändringar, trender som finns i och utanför sin organisation. Att initiera Leverantörsstyrning som ett styrmedel för att nå maximal effekt av sina avtal och leverantörsrelationer blir en framgång – det är vi övertygade om.

Publicerat den 12 april 2018
DELA INLÄGGET

Relaterat innehåll:

whitepaper

Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.