Upphandling

Vad menas egentligen med Sourcing & Outsourcing?

Sourcing och Outsourcing är flitigt använda begrepp där det råder vissa otydligheter kring vad begreppen innebär. För att tydliggöra begreppens innebörd och skillnaden mellan de har vi tagit fram denna artikel.

Grundbegreppet Sourcing är ett flitigt använt begrepp inom såväl inköpsorganisationer som inom IT. Själva begreppet har inte fått någon bra svensk översättning, vilket gör att just begreppet Sourcing lever kvar. Det engelska ordet Source ursprungsbetydelse är källa eller ursprung. Detta innebär alltså att i vårt sammanhang finna rätt tjänst/leverantör för att kunna inskaffa det man är i behov av.

Sammantaget skulle man kunna säga att Sourcing handlar om anskaffning av varor och tjänster. Men vad innebär det egentligen – Varför använder sig organisationer av Sourcing? Vad är skillnaden mellan Sourcing och Outsourcing? Vad borde man outsourca – allt eller vissa delar?
Dessa frågor har vi bland annat som mål att besvara nedan.

Vad är skillnaden på Sourcing och Outsourcing?

Kortfattat kan vi säga att Sourcing innebär att inskaffa/köpa något, medan Outsourcing handlar om att man även lägger över ansvaret på entreprenad. Företaget tar alltså hjälp av ett annat företag för att underlätta för sin egen verksamhet och kunna fokusera på sin kärnverksamhet.

Nedan kommer vi främst använda oss av begreppet Outsourcing

Varför använder sig organisationer av Outsourcing?

Många organisationer har insett hur kostsamt och svårt det är att upprätthålla all den kompetens och teknik som behövs för att en verksamhet ska fungera. Allt fler väljer att fokusera på sin kärnverksamhet och utför inte längre alla delar i maskineriet som behövs. Det är svårt att vara bäst på allt, så i stället för att lägga tid och pengar på att upprätthålla kompetensen internt väljer man att lägga ansvaret på någon annan – man väljer att köpa in tjänsten/produkten, kompetensen och resurser från andra organisationer. Det är detta som kallas för Outsourcing.

Vad är viktigt att tänka på innan man påbörjar en Outsourcingprocess?

Outsourcing handlar inte bara om att ”köpa” något. Det handlar om att undersöka samt besluta om vilka delar som verksamheten klarar av och har resurser för. Det handlar även om vilka delar det finns kompetensbrist inom och där någon annan kan utföra ett bättre arbete. Det måste också finnas en tydlighet och förståelse kring varför man väljer att Outsourca något samt vilka mål man vill uppnå. Beror det exempelvis på önskan om kostnadsbesparingar? Förbättrad IT-säkerhet? En effektivare driftverksamhet?

För att denna analys ska bli så genomtänkt och så bra som möjligt är det viktigt att organisationer använder sig av en tydlig, effektiv och värdeskapande inköpsstrategi i botten. Detta underlättar i kartläggningen kring vem som faktiskt besitter den bästa kunskapen och förmågan – interna resurser eller en extern leverantör.

Hur mycket ska Outsourcas – allt eller vissa delar?

Innan ett beslut kan tas om att outsourca eller inte behöver organisationen ta ställning till omfattningen av outsourcingen. En bra vattendelare är att om man är beredd att släppa kontrollen och enbart fokusera på vad som ska levereras och inte hur det ska levereras har man kommit en bra bit på vägen. Det är alltid svårt att outsourca allt, då det innebär att man även släpper kontrollen för själva kärnverksamheten. Oftast handlar det snarare om att outsourca valda delar inom verksamheten.

En idé kan vara att börja med själva driftverksamheten och därefter förvaltningen, men att organisationen fortsatt själva ansvarar för själva utvecklingen. På så sätt blir det en mer kontrollerad gradvis övergång.

Oavsett om en organisation valt att lägga ansvaret helt för ett specifikt område på en extern leverantör eller om den interna och externa leverantören ska växeldra är det viktigt att det finns tydliga ramar kring struktur, ansvar, förväntan och kommunikation.

Summering

  • Sourcing syftar till att finna rätt försörjning av rätt resurs, oavsett om det är av intern eller extern tjänst/produkt eller personal.
  • Det är viktigt att ha en tydlig och genomarbetad inköpsstrategi för att enklare kunna tydliggöra förväntningar och gränsdragningar vid valet att outsourca delar av en verksamhet.
  • Vad och hur mycket som bör outsourcas behöver undersökas genom en grundlig analys kring vart gränsdragningen ska gå.

Behöver ni hjälp?

Kontract har lång erfarenhet av att driva och stötta verksamheter i både sourcing/outsourcingaffärer men även vid utvecklingen av kunders sourcingstrategier.

Publicerat den 26 mars 2021
Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.