Upphandling

Så misslyckas ett IT-outsourcing projekt

Outsourcing löser problemen? Välj den billigaste leverantören? Outsourca så mycket som möjligt av IT på kortast möjliga tid?

Här följer några reflektioner över några tänkbara fallgropar att fundera på inför en eventuell outsourcing av IT.

IT-outsourcing löser problemen.

Enligt vår erfarenhet är det är inte helt ovanligt med en övertro på att en outsourcing ska lösa en massa problem samtidigt som det ska sänka kostnader och ge en effektivare leverans. Det är vår bestämda uppfattning att man behöver ha ordning och reda på dokumentation, rutiner och processer innan man börjar överväga outsourcing. Kort och gott skapa ordning och reda innan du startar ett outsourcingprojekt.

Outsourca så mycket som möjligt av IT.

IT är ju bara teknik och hur svårt kan det vara? IT har i många fall kommit att utgöra en möjlighet för en verksamhet att uppnå sina strategiska mål. Därmed bör man vara försiktig med att dra förhastade slutsatser om vilka delar av verksamheten som ska behållas internt och vilka som kan placeras hos extern part. Lägg gott om tid på att försöka identifiera vilka delar inom IT-organisationen som tillhör eller ligger nära kärnverksamheten.

Planering.

Flera affärer inom outsourcing genomförs under tidspress, vilket utgör en stor risk. Ett förhastat beslut avseende sourcing kan bli förödande. Låt processen med att analysera nuläge, utforma lösningar samt eventuellt genomförande ta den tid som krävs. Inled med att göra en realistisk tidplan och ta god tid på er att besvara frågor som:

  • Hur passar en outsourcing in i övergripande affärsmål?
  • Är ett beslut i fas tidsmässigt med strategiska och operativa planer för verksamheten?
  • Vilka är de mätbara, och hypotetiska, målsättningarna med en outsourcing?
  • Vilka är de strategiska fördelarna med en outsourcing och är de realistiska?
Brister i kommunikation och information.

Det räcker att nämna ordet outsourcing för att några nyckelpersoner ska börja se sig om efter nya jobb. Utveckla en kommunikationsplan i tidigt skede för att skapa förankring, undvika onödig oro och undvika missförstånd. Bara för att möjligheten ses över behöver det inte betyda att outsourcing är den bästa lösningen. Om det på ditt företag pratas om outsourcing och detta skulle kunna påverka just din roll så är mitt råd att bara fortsätta göra det du är bra på. Saker och ting kommer alltid att förändras och min inställning är att oftast leder förändringar till nya möjligheter.

Slarvigt genomförd eller bortglömd riskanalys.

För att kunna möta riskerna med de förändringar som en outsourcing innebär måste alla risker först upp till ytan. Ett sätt att bemöta frågan är att samla berörda individer för en gemensam riskanalys där risker med projektet tas fram. Lämpligt är att dela upp sig i mindre grupper där alla förslag och idéer är välkomna, exempelvis i form av brainstorming. Det blir ofta en ögonöppnare för samtliga involverade.

Gå enbart på pris.
Ett outsourcingavtal ska ses på lång sikt och om det ska bli hållbart för både kund och leverantör måste priset ligga på rätt nivå. Utöver pris, prioritera även andra faktorer som proaktivitet, flexibilitet och strategisk passform.

Välj en stor och lönsam leverantör.
Sök hellre efter en leverantör med rätt strategisk passform. Med strategisk passform menar vi att man som kund inte ska söka efter den största aktören på marknaden, men heller inte den minsta. Som kund vill man vara prioriterad och inte en i mängden. Samtidigt är mycket inom IT gemensamt för många företag. Därför kan det vara en fördel att kunna dra nytta av hur andra kunder har löst sina problem tillsammans med outsourcingleverantören.

Sammanfattning
Att gå in i ett outsourcingprojekt är ett strategiskt beslut som kräver ett noggrant förarbete. Förhoppningsvis ska punkterna ovan hjälpa er att inte misslyckas med ert outsourcingprojekt.

Publicerat den 4 december 2017
Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.