Upphandling

Leva med IT-avtal kräver samverkan och innovation

Vägen till ett förtroendefullt samarbete är inte lätt med tanke på människors komplexitet. Men har vi insikten så kan vi skapa och få ett kärnfullt samarbete kring våra IT-avtal.

Vi behöver bestämma oss för vilken kund- och leverantörsrelation vi vill ha, därefter behöver vi kommunicera och följa den. Hur brukar vi kategorisera leverantörsrelationer? Jo, vi skiljer på:

  • Utility Outsourcing – med fokus på främst pris och servicenivå
  • Business Enhancement – med fokus på pris och servicenivå balanserat med kundnöjdhet, relation, samsyn kring vision
  • Frontier Relationship – med fokus på samsyn kring vision och relation

Glöm inte att sätta den egna företagskulturen i perspektiv till vilken relation vi vill ha till våra leverantörer. Tänk ”isberget” som oftast tas upp som exempel vid hinder för samverkan: toppen är det synliga strukturella perspektivet som t ex verksamhet, processer, kompetens och där den osynliga underdelen är det mänskliga perspektivet som t ex beteenden, engagemang, värderingar etc. Företagskulturen består av individen med dess beteende, personlighet, självkänsla, försvar och stress samt gruppen med dess samarbete, kommunikationer, ledarskap och feedback.

Viktiga värderingar för dig och företaget

Hur gör vi då och vad behövs under vägen till ett förtroendefullt samarbete? Positiv attityd går före intelligens, brukar vara konstruktivt och avgörande för framgångsrikt samarbete, hävdar Shawn Achor tidigare professor på Harvard och expert på positiv psykologi. Det underbygger även till ett användningsbart IT-avtal. Endast 25 procent av jobbframgången beror på intelligens och tekniska kunskaper, uppger Shawn Achor.

Här kommer några grundbultar till ett förtroendefullt samarbete som Kontract utgår ifrån och använder när vi är inne i uppdrag som att förhandla och ta fram avtal:

  • God förberedelse
  • Förstå sammanhanget och bakgrunden
  • Definiera utmaningen
  • Var tydlig med vad du vill, dina intressen
  • Utvärdera och bedöm de olika alternativen
  • Stäm av mot intressen och uppsatta mål
  • Ta fram reservplaner
  • Genomför planen (vem, vad och hur)

Det här kan ju uppfattas som självklarheter, men är å andra sidan inte helt enkelt att leva upp till i praktiken. Till råga på allt lägger vi på en dimension till; hur vi tar in innovation till våra IT-avtal. Innebörden av innovation, betyder oftast väldigt olika beroende vem vi talar med. Är det inte bara det att vi bytt ut det mot proaktivitet, ett utnött uttryck vi använt under många år? Vi ska alltid förvänta oss en innovationsgrad från våra leverantörer inom den tjänst eller produkt som vi köper. Hur som helst, i vårt samarbete mellan kund och leverantör behöver vi ha en modell för förändringsarbete/innovation.

Innovation kan avse:

  • Affärsutveckling – digitaliseringen ökar kravet på företagens affärsutveckling
  • Processer – organisation, affärsmodeller, processer måsta vara synkroniserade och förändras samtidigt
  • Medarbetare – i förändringar där strategi och rutiner ifrågasätts uppstår konflikter och motstånd som behöver hanteras
  • Infrastruktur – strategiska tjänster, system och förändringsledning går hand i hand. Förändringar genomförs i system och infrastruktur utifrån verksamheten.

Vi hävdar att medarbetarnas engagemang är avgörande.

Dock ska alla medarbetare resultera i en konkurrenskraftig verksamhet. Innovationen och genomförandet behöver ske interaktivt och integrerat med organisationen; individen och gruppen. Ett exempel på metod för att både etablera och utveckla samverkan mellan kund och leverantör är ”Marriage consulting” med syfte att utveckla hållbara och förtroendefulla samarbetsrelationer genom bl. a gruppens olika faser Tillhöra, Rollsökning och Öppenhet/Samhörighet.

Vad behöver vi reglera i avtalet kring hur vi ska samarbeta, skapa och upprätthålla förtroenden? Kontract och många leverantörer hävdar idag att det måste finnas en dokumenterad samverkansmodell och organisation med tydliga roller med ansvar och befogenheter tillsammans med dokumenterade gemensamma processer. Därtill nödvändigheten att dokumentera en innovationsprocess med ett ramverk för vad vi vill åstadkomma, utveckla idéer och implementera effektfulla förändringar under avtalsperioden. Vi rekommenderar att ni i samverkansbilagan beskriver hur organisationen med individerna behöver ha verktyg för att underhålla och utveckla samarbetet, t ex ”Marriage Counceling”.

Samverkansbilagan ska uppmuntra till samarbete på alla nivåer genom:

  • Strategisk partner och Affärsutvecklare som verkar utåt mot verksamheten
  •  IT-leverantör och IT-entreprenör som verkar inåt mot IT

Målsättningen är att leverera IT-tjänster med hög kvalitet och driftstabilitet, men även att innovativt arbeta tillsammans med verksamheten för att kunna ha en följsamhet mot affärsplan för att realisera företagens mål.

Publicerat den 24 januari 2018 av Ulrika Sjöblom
DELA INLÄGGET

Relaterat innehåll:

whitepaper

Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.