Konsten att vinna offentliga upphandlingar – fyra tips för bättre aktivitetsplan

Steg 1 – Analysera – varför har vi förlorat?

Bygg analysen på fakta. När man förlorat en upphandling hamnar man ofta i spekulationer eller styrs av känslor. Ingen gillar att förlora, men för att komma vidare måste känslor och spekulationer läggas åt sidan och fokus flyttas till faktabaserad analys.

Begär ut konkurrenternas anbud i denna och liknande affärer och ställ er följande frågor :

• Hur svarar konkurrenterna?  
• Hur svarar vinnarna?
  • Har de vunnit på pris eller kvalitet?
  • Har de bättre och smartare lösningar för tjänster, processer eller leveransmodeller? 
  • Har de dumpat priserna?

Lockas inte att falla i fällan att följa med i en prisdumpning. Det är en väg som bara leder till förlorare. Era tjänster kommer inte att vara lönsamma, vilket leder till att ni kommer tvingas att leverera sämre kvalitet till kunden och därmed riskerar ert varumärke och kommande affärer.

Glöm inte att även inkludera områden där ni är bättre än era konkurrenter, så att ni kan bevara och möjligtvis vidareutveckla för att behålla försprånget.

Steg 2 – Korrigera

Med analysen som utgångspunkt genomförs nästa steg – korrigering.

Om ni generellt sätt är dyrare än era leverantörer behöver ni justera marginal, tjänster, processer eller leveransmodell för att kunna sänka priserna och ligga i linje med priserna på marknaden.

När det gäller kvalitet kan arbetet med korrigering vara mer eller mindre omfattande. Det kan hända att ni behöver bli bättre på att beskriva er kvalitativa förmåga på ett tydligare sätt i era anbud. Men det kan även hända att ni har halkat efter i er utveckling och behöver genomföra utvecklingsinsatser, i egen regi eller tillsammans med partner.

Vanliga utvärderingsområden för kvalitet och som kan komma behöva utveckling är:

• Tjänsternas, lösningens eller systemens kvalitet, flexibilitet, skalbarhet och road map
• Processer och leveransmodeller
• Transition och transformation

Steg 3 – Förbered

Frågan du bör ställa dig innan det ni lägger ner en massa arbete på att skapa ett anbud är ”Kan vi vinna?”. Oftast finns ett antal anbudsförfrågningar ute och det gäller att verkligen satsa på den, eller de som ni verkligen har en chans på. Var tuff i urvalsprocessen och lägg ner tid och ansträngning på förfrågningar med hög sannolikhet till vinst i stället för att skjuta brett.

Läs igenom kundens underlag noga och träffa dem om du har chansen. Försök förstå vad kunden vill uppnå med upphandlingen. Analysera inledningstexter, syfte och mål. Om det ställs många krav inom ett område kan det bero på att de upplever kvalitetsbrister och därför vill försäkra sig om att dessa blir åtgärdade. Svara extra noga på dessa krav.

Inled arbetet med ett litet team som sätter sig in i och sammanfattar vilka kundens mål och syftet är med upphandlingen.

Om kunden i sin utvärdering kan se att ni har förstått intentionerna med upphandlingen ökar chansen till höga kvalitetspoäng för ert anbud.

Steg 4 – Producera

I det här steget blir fler resurser i form av experter inblandade i arbetet. Kalla till ett startmöte och gå igenom sammanfattningen av kundens mål och syfte och var tydlig med att detta ska genomsyra allt underlag som tas fram. Kunden ska känna igen sina mål i era svar.

Var stringent i svaren. Svarar ni Ja på ett ska-krav (vilket ni måste göra annars avbryts utvärderingen av ert anbud och ni blir uteslutna) ska begärda beskrivningar i hur ni ska leverera kravet förstärka ert jakande svar. Vi har sett exempel där anbudsgivare svarat Ja i kravmatrisen för att senare inleda sin beskrivning med – ”I dagsläget är det däremot inte relevant för oss att på något vis försöka sig på att visa på hur detta skulle kunna komma se ut”. Behöver vi skriva att anbudsgivaren gjorde hela anbudsarbetet i onödan och blev uteslutna?

Använd möjligheten till att ställa frågor på ett konstruktivt sätt. Vi har sett fall där samma fråga ställts från samma anbudsgivare upp till fyra gånger. Undvik att upprepa dig, det skapar irritation och kunden känner sig i värsta fall mästrad.

Innan ni skickar in anbudet – be någon som inte tagit aktiv del i producerandet av anbudet att läsa igenom och kvalitetssäkra kravuppfyllnad samt att kundens mål genomsyrar hela anbudet.

Sammanfattningsvis – att svara på en anbudsförfrågan är ett digert arbete. Välj därför noga ut vilka förfrågningar ni ska svara på genom att bedöma chansen till att kamma hem affären. Kvalitetssäkra anbudet för att tillse att ni möter kundens samtliga krav, men också gör det med kundens mål som utgångspunkt.

Lycka till!

Läs även vår blogg – En upphandlingsordlista för dig som inte är upphandlare