Hur kravställa på innovation i upphandlingen?

IT kännetecknas av en hög grad av förändring och utveckling med förhållandevis korta livscykler för produkter och tjänster. Många av de mest banbrytande produkterna och tjänsterna återfinns också inom IT. Intressenter som ägare, kunder, medarbetare m.fl. ser ofta IT som ett verktyg för att realisera eller lösa problem och idéer.

Innovation och IT hänger således samman. Vi hjälper er gärna med både kravställning och upphandling.

Vad är då innovation?

En vedertagen definition av nationalekonomen Joseph Schumpeter lyder:

”New combinations of knowledge leading to new products, new methods of production, opening up of new markets and even the reorganization of a sector of the economy”

OECD:s definition är liknande:

”Införandet eller genomförandet av en ny eller väsentligt förbättrad vara, tjänst eller process, nya marknadsföringsmetoder eller nya sätt att organisera affärsverksamhet, arbetsorganisation eller externa relationer.”

Vi kommer i denna artikel belysa innovation och IT ur ett sourcingperspektiv med fokus på framför allt upphandling av innovation samt innovation under avtalsperioden. Områdena hänger samman men kan ses som separata delar med sina respektive strategier, metoder och dilemman.

Innovationsupphandling

Att upphandla innovation innebär att tillvarata den innovationskraft som finns på marknaden hos leverantörerna. Innovationsupphandling delas normalt upp i två typer av upphandlingar:

Upphandling av innovation

Upphandling av innovation innebär att upphandla en lösning som inte finns på marknaden. En sådan upphandling kan mer ses som ett gemensamt utvecklingsprojekt mellan beställare och leverantör/er. Inom den offentliga sektorn finns ett undantag i upphandlingslagstiftningen gällande upphandling av forsknings- och utvecklingstjänster men i slutändan, vid kommersialisering, måste en regelrätt upphandling genomföras.

Innovationsvänlig upphandling

Innovationsvänlig upphandling innebär att upphandlingen sker på ett sådant sätt så att den inte utesluter nya lösningar. Synsättet för innovationsvänlig upphandling är att i stor utsträckning som möjligt kravställa på funktion och överlåta till leverantörerna att beskriva lösningarna. Inom offentlig sektor finns i upphandlingslagstiftningen också möjlighet att välja upphandlingsförföranden som är bättre lämpade, som t.ex. förhandlat förförande eller konkurrenspräglad dialog.

I den nya upphandlingslagstiftningen som kommer 2016 så finns också ett nytt upphandlingsförfarande benämnt ”innovationspartnerskap”. Kortfattat innebär detta upphandlingsförfarande att ett partnerskapsavtal ingås med en eller flera deltagande leverantörer om att utveckla en innovativ lösning i form av en produkt, tjänst eller byggentreprenad.

Partnerskapsavtalet syftar till att beställaren ska anskaffa den utvecklade lösningen. Lösningen i fråga anskaffas genom att en av leverantörerna tilldelas avtalet.

Innovation under avtalsperioden

Vid upphandlingstillfället säkerställs genom krav att beställaren får den efterfrågade produkten eller tjänsten. Om nya lösningar har varit fokus har upphandlingen varit innovationsvänlig (se ovan). Dock upphör inte beställarens behov av innovation i och med att avtalet är tecknat. Beställarens behov av kontinuerlig utveckling av avtalade produkter eller tjänster och proaktivitet från leverantören är minst lika viktigt under avtalsperioden som under upphandlingen.

Innovation under avtalet säkerställs genom tydliga krav på samverkan och däri särskilda krav på utveckling och införande av nya tjänster och produkter under avtalsperioden. Vid en offentlig upphandling finns dock begränsningar att beakta då de krav som ställdes på produkten eller tjänsten vid upphandlingstillfället ej får frångås så att skillnaderna blir väsentliga. Om beställarens behov under avtalsperioden förändras i allt för stor grad ska istället en ny upphandling genomföras.

Att tänka på vid kravställan på innovation

Våra erfarenheter och insikter om innovation i upphandling och i avtal kan sammanfattas som följande:

• Definiera vilka produkter eller tjänster som kräver hög grad av kontinuerlig utveckling respektive vilka som inte gör det och kravställ därefter.
• Kravställ ”VAD” som ska levereras och låt leverantörerna beskriva ”HUR” de ska leverera.
• Kravställ att produkter eller tjänster ska utvecklas och att nya produkter eller tjänster ska kunna ersätta redan avtalade.
• Kontinuerlig dialog och samverkan med leverantörerna under upphandlingen i så stor grad som möjligt.
• Fokusera inte enbart på kostnader vid utvärdering. Innovation kräver både risktagande och mer samverkan från båda parter.
• Kravställ på en samverkansorganisation med fokus på partnerskap.

Kontract har under de senaste åren drivit upphandlingar inom flera områden och segment. Kontakta oss gärna för att ta del av den erfarenhet och kompetens som vi har samlat.