Fördelar och nackdelar med att nyttja ramavtal vid IT-upphandlingar i Offentlig sektor

Med ett ramavtal avses, enligt LOU, ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren i kontrakt som senare ska tilldelas under en given tidsperiod. Ett av de huvudsakliga skälen för att teckna ett ramavtal brukar vara förekomsten av kontinuerligt återkommande behov av liknande varor och tjänster hos den eller de upphandlande myndigheter som omfattas av ramavtalet.

För den offentliga sektorn finns idag olika aktörer som agerar inköpscentraler och i den rollen upphandlar centrala ramavtal som ett flertal upphandlande myndigheter är berättigade att avropa ifrån. När det gäller statliga myndigheter under Regeringen så omfattas dessa av förordningen (1998:786) om statlig inköpssamordning.

Avsteg från att nyttja de centralt upphandlade ramavtalen måste delges Statens inköpscentral (Kammarkollegiet) tillsammans med skälen för detta, enligt 4 § i förordningen.

Kopplat till de ramavtal som upphandlats centralt finns en hel del specifika fördelar men också nackdelar som vi ger exempel på nedan.

Du som ska tillgodose ett löpande inköpsbehov har främst två vägar att välja mellan och som var och en för med sig sina speciella förutsättningar och utmaningar:

Avropa från ett befintligt centralt upphandlat ramavtal.
Upphandla ett eget ramavtal för att täcka det löpande inköpsbehovet.

Hur ska du då veta vilken väg som är mest optimal för dina behov och din organisation?

Svaret är inte självklart och kräver ibland en djupare analys och riskbedömning, men nedan ges ett antal exempel på för- och nackdelar med respektive alternativ.

Vid avrop från befintligt centralt upphandlat ramavtal

Fördelar

Vid enklare behov av standardiserade varor och tjänster kan mycket tid och resurser sparas.
Centrala avtal tenderar att ge kommersiella fördelar, främst för mindre upphandlande enheter som på egen hand kan ha svårt att uppnå volymeffekter.
Eftersom man vet vilka potentiella leverantörer som kan bli aktuella ger det en möjlighet att ha en proaktiv dialog med ramavtalsleverantörerna innan avrop sker, exempelvis för att inhämta feedback på tänkt upplägg och kravställning i det kommande avropet.
Avrop från centralt upphandlade ramavtal innebär en relativt liten risk för överprövning, särskilt vid nyttjande av föregående dialog innan avrop.

Nackdelar

Vid mer komplexa behov av varor och tjänster är det inte säkert att tids- och resursbesparing kan uppnås. Det kan innebära en stor utmaning och upphandlingsmässig risk att ”bända” in ett behov inom ramen för ett ramavtal.
Centralt upphandlade ramavtal innebär alltid en kompromiss mellan ett flertal olika behov som finns inom de avropsberättigade myndigheterna vilket kan innebär att den avropande myndighetens behov inte uppfylls helt och fullt.
Som avropande myndighet är du begränsad av de krav och villkor som gäller i ramavtalet och möjligheterna att vid avrop ställa ytterligare krav eller att omformulera befintliga krav är små.
Avtalstiden för kontrakt som tecknats med stöd av centralt upphandlat ramavtal begränsas ofta av ramavtalets löptid.
Ramavtalsleverantörerna är ofta större aktörer och tenderar ibland att nedprioritera avrop från mindre avropande myndigheter där affären inte är tillräckligt attraktiv.

En annan aspekt som bör belysas vid nyttjande av centralt upphandlade ramavtal är risken för att avropet kan betraktas som ett ”ramavtal i ramavtalet” och därmed anses otillåtet.

Relaterat:

Många avropande myndigheter nyttjar idag de centralt upphandlade ramavtalen för att avropa så kallade ”leveransavtal” via för nyad konkurrensutsättning, företrädelsevis gällande mer standardiserade varor och tjänster. Leveransavtalen innebär ofta att leverantören under en given period ska leverera varor och tjänster till den avropande myndigheten, utan att några inköpsvolymer kan garanteras.

Problemet med detta (se Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 3713-17) är att leveransavtal utan en viss nivå av volymgaranti inte anses utgöra ett ”kontrakt” utan bildar ett ramavtal i ramavtalet då villkoren för kommande tilldelning av kontrakt inte är tillräckligt reglerat.

Det finns även andra vägledande domar (se exempelvis Kammarrätten i Jönköping, mål nr 1054-16) som pekar på att överviktsprincipen skall tillämpas vid bedömningen om ett avtal ska betraktas som ett kontrakt eller ett ramavtal (när inslag finns av bådadera). Detta innebär konkret att om den garanterade volymen i ett leveransavtal utgör merparten av avtalets uppskattade värde så ska det betraktas som ett kontrakt och vice versa.

Detta kan vara värt att ta i beaktande när man funderar på grundavtalstid respektive förlängningsoptioner och andra optioner som ej är garanterade.

Vilken princip som ska tillämpas för att avgöra om ett avtal är ett ramavtal eller kontrakt är dock omdebatterat. Å ena sidan finns domar som anger att överviktsprincipen ska tillämpas enligt ovan. Å andra sidan har Konkurrensverket i ett tidigare utlåtande pekat på att huvudsakprincipen ska tillämpas (bedömning av avtalets huvudsakliga ändamål).

Oavsett vilken princip som är den rätta så bör ni, vid avrop av leveransavtal från centralt upphandlade ramavtal, ta ställning till hur stora inköpsvolymer ni kan garantera under avtalsperioden. Om de garanterade volymerna är för låga för att avtalet ska kunna betraktas som ett kontrakt enligt överviktsprincipen bör ni rusta er för att argumentera i linje med huvudsaksprincipen, alternativ välja att upphandla ett eget ramavtal.

Att upphandla eget ramavtal för att täcka det löpande inköpsbehovet

Fördelar

Du har större frihet att utforma din kravställning i förhållande till ditt specifika behov utan att kompromissa.
Du når en större marknad med ditt specifika behov och åtnjuter därmed större konkurrens och större möjlighet att någon kan leverera det som efterfrågas.
För mindre upphandlande enheter kan möjligheten att nå små och medelstora företag innebära en fördel.
Du har oftast större möjlighet att skapa förutsättning för en ändamålsenlig och värdeskapande samverkan med leverantören/leverantörerna under avtalsperioden.

Nackdelar

Att upphandla ett eget ramavtal tar ofta mycket tid och resurser i anspråk.
Detta alternativ ställer större krav på den egna myndighetens förmåga att kravställa sitt behov.
En större exponering mot marknaden innebär också en större risk för överprövning.

En ytterligare sak att beakta när det gäller ramavtal generellt är den senaste tidens praxis gällande felaktiga avrop mot ramavtal och vad det innebär i form av styrning och kontroll av inköp/avrop inom den egna verksamheten. I ett fall som avgjordes under våren 2018 (se Kammarrätten i Stockholms dom den 15 mars 2018 i mål nummer 4410-17) konstaterade Kammarrätten att avrop som avviker från kraven och villkoren i ramavtalet kan leda till att ett nytt, otillåtet direktupphandlat, ramavtal har ingåtts mellan parterna. Detta innebär konkret att det ställs stora krav på den interna styrningen vid nyttjande av ramavtal, speciellt i större och spridda organisationer där inköpen sker decentraliserat, då felaktiga avrop riskerar att stjälpa ramavtalet som helhet.

Innan ni väljer om ni ska nyttja befintliga centralt upphandlade ramavtal eller upphandla ramavtal på egen hand bör ni fundera på;

Hur komplext är behovet och hur långt sträcker det sig?
Vilka resurser och kompetenser förfogar vi över för att tillgodose behovet?
Har vi några ”specialbehov” hos oss i vår verksamhet?
Hur attraktiva köpare är vi (affärens storlek)?
Vilka volymer kan vi garantera?

Hur ni besvarar ovanstående frågor kan ge er en fingervisning i vilken riktning ni bör gå, baserat på de för- och nackdelar som respektive vägval innebär.

Ta gärna del av våra andra tips inom IT-upphandlingar.

Publicerat den 9 juli 2018

KATEGORIER