Vad är ESPD?

Europeiskt enhetligt upphandlingsdokument, även ESPD* , är ett formulär som kan användas vid upphandling där anbudsgivare och anbudssökande intygar att det inte föreligger grund för uteslutning, att de uppfyller kvalificeringskraven och att de kan ge in efterfrågade bevis om så efterfrågas. Detta formulär kan också kallas för Egenförsäkran.

Tolkningen av ESPD ser olika ut i olika länder. I Sverige har man tolkat det som att ESPD-system alltid ska ges som möjlighet att användas vid direktivstyrda annonserade upphandlingar. I andra länder, till exempel Norge och Danmark, har man tolkat det som att anbudsgivaren alltid måste lämna in en egenförsäkran. I denna artikel kommer vi endast att beröra ESPD ur ett svenskt perspektiv.

I Sverige ska en anbudsgivare kunna välja mellan att lämna en egenförsäkran eller att lämna in alla, för leverantörskvalificeringen, relevanta bevis direkt med sitt anbud eller sin anbudsansökan.

Genom inlämnande av egenförsäkran måste den upphandlande myndigheten godta den som ett preliminärt intyg på att anbudsgivaren;

inte ska uteslutas,
uppfyller kvalificeringskraven
uppfyller eventuella begränsningskriterier

Vid upphandlingar som omfattas av ett ESPD-system där anbudsgivaren valt att lämna egenförsäkran måste den upphandlande myndigheten alltid begära in bevis från vinnande anbudsgivare. Detta för att säkerställa att anbudsgivaren uppfyller kraven på kvalificeringen innan tilldelning kan göras (detta gäller även eventuella underleverantörer). Den upphandlande myndigheten har däremot rätt att begära in bevis från samtliga av de anbudsgivare som enbart lämnat egenförsäkran för kvalificering.

Upphandlande myndigheter är skyldiga att tillhandahålla ESPD-formulär i samband med upphandling som omfattas av ESPD-systemet.
Enligt Upphandlingsmyndighetens* tolkning räcker det att anbudsgivarna ges en faktisk möjlighet att lämna egenförsäkran. De rekommenderar däremot att upphandlande myndigheter bistår med en påbörjad ESPD-datafil för att säkerställa att rätt krav besvaras.

Det finns två sätt att tillhandahålla ESPD-formulär via:

Digital blankett.
Integrering i upphandlingssystem.

Därför ska du som upphandlare använda ESPD-system

Skyldighet
Som upphandlande myndighet är ni skyldiga att tillhandahålla ett ESPD-system. Exakt hur ni gör det kan se olika ut. Vi rekommenderar att man tar kontakt med sin systemleverantör för att utreda möjligheten att integrera ESPD-formuläret i upphandlingssystemet. Flertalet systemleverantörer har detta redan idag. Be därför om en genomgång kring hur ni på bästa sätt kan använda det. Lär er att använda det så kommer det underlätta både för er och för era anbudsgivare.

Minskad administrativ börda
Vår erfarenhet är att flertalet upphandlande myndigheter ”tillhandahåller” ett formulär som anbudsgivaren själv måste efterfråga i samband med anbudsinlämnande. Detta skapar merarbete för er som upphandlande myndighet som behöver administrera detta. Det skapar även merarbete för anbudsgivaren som dels måste efterfråga underlaget, men dels även fylla i formuläret manuellt varje gång det efterfrågas. Genom att integrera ESPD-system kan anbudslämnaren istället utgå från tidigare svar i systemet.

Därför ska du som anbudsgivare använda ESPD-systemet

Spara tid
Genom att använda ESPD-system sparar ni som anbudsgivare tid. Detta eftersom ni kan återanvända sedan tidigare sparade uppgifter och istället kan ägna den tiden åt att arbeta med kvaliteten i ert anbud. Om det inte i upphandlingsverktyget finns en möjlighet att använda ESPD-systemet så ställ en fråga kring det till upphandlande myndighet. Även om det kanske inte ändras i samband med upphandlingen ni nu avser att lämna anbud på kanske det är ändrat inför framtida upphandlingar.

Minskad risk för uteslutning
Genom att använda ett sedan tidigare omsorgsfullt skapat ESPD-formulär minskar risken att bli uteslutna. Då har ni testat formuläret i tidigare upphandlingar och har god kännedom om vad som behöver fyllas i.

Minskad administrativ börda
Trots att det inte ställs krav enligt LOU på undertecknande av vissa handlingar så har flertalet upphandlande myndigheter krav på att intyg, policies m.m. ska undertecknas. I ESPD-formuläret räcker det med en underskrift för samtliga delar som omfattas av ESPD-formuläret vilket minskar den administrativa bördan. Detta underlättar även ur ett distansarbetesperspektiv om det endast krävs ett undertecknande.

Avslutning

Var inte rädd för ESPD. Det är tänkt att underlätta för små- och medelstora företag att lämna anbud, vilket även gynnar den upphandlande myndigheten som får bättre konkurrensutsättning av det som upphandlas och förhoppningsvis bättre anbud. Vi ser exempel idag på när ESPD inte används på det effektivaste sättet. Här har vi på Kontract möjlighet att hjälpa, stötta och lära er hur det kan användas på bästa sätt. Vilket kan spara både tid och energi för er verksamhet.

^*European Single Procurement Document
*Upphandlingsmyndigheten – https://www.upphandlingsmyndigheten.se/

Relaterad tjänst: