Att upphandla är en bra affär

Många företag och organisationer tvekar inför att gå in i en upphandling

Orsaker som hörs ofta är:

•  Vi har inte tid eller resurser just nu
• Befintliga avtalet löper på alternativt vi har en förlängningsmöjlighet i befintligt avtal (främst hos upphandlingspliktiga organisationer)
• Vi har haft leverantören länge och de känner oss och våra behov väl
• Vi är nöjda som det är nu

I det här inlägget ska vi ta död på några av myterna och även visa på nyttorna som kan skapas med att upphandla och konkurrensutsätta befintlig leverans.

Innan en upphandling startar är det viktigt att det finns en behovsanalys och en strategi för vad som ska upphandlas och även vad som inte ska ingå i den kommande leveransen.

Vilka nyttor vill vi få ut och vilka effekter vill vi nå? Det är även viktigt att se vad som varit bra med den befintliga leveransen för att ta med dessa i en kommande ny leverans. Självklart ska vi även vara självkritiska och ärliga mot oss själva och inse vad som vi som beställare kunde gjort bättre inom leveransen.

Läs gärna vårt whitepaper  Hur skapas en långsiktig sourcingstrategi för IT?  för att få klokskap in i framtida strategier på området.

Får ni en modern leverans i det befintliga avtalet?

Risken när en organisation sitter fast i ett gammalt avtal är att det som var effektfullt vid avtalstecknandet har nu blivit något som hindrar rationaliseringar och automatiseringar (digitaliseringar) av flöden och processer.

Leverantören känner er så bra att ni får ”good enough” och all form av förändring riskerar att bli dyrbara avtalstillägg och utvecklingsprojekt för något som redan är defacto standard på marknaden.

Ett lite äldre avtal kan även innehålla en prismodell som inte speglar behovet och på så sätt är kostnadsdrivande med poster som är faktureringsmaskiner för leverantören utan att denne gör en insats i leveransen.

Det kan till och med vara så att ni betalar löpande för något som ni inte använder längre på grund av prismodellen. I digitaliseringens tidevarv ställer vi och våra kunder/användare allt högre krav på snabba leveranser av hög kvalitet.

Hur ser SLA överenskommelserna ut i er nuvarande leverans och hur skulle ni vilja ha dem? Det kan vara så att ni får onödiga produktions- och servicestörningar med anledning av att avtalet innehåller långa svarstider/åtgärdstider på felrättning och support.

För er inom den offentliga sektorn kan det innebära missnöjda brukare och medborgare som har höga förväntningar på service och återkoppling och inom det privata kan man drabbas av förlorade affärer, kunder eller ett förlorat renommé.

I ett modernt upphandlat avtal är det en självklarhet att samverkansformerna ingår och beskrivs på de tre nivåerna:

• Operativt
• Taktiskt
• Strategisk

Att avtala samverkansformerna spar mycket tid och energi under avtalets livscykel.

Ska vi inte förhandla med nuvarande leverantör?

Att förhandla med nuvarande leverantör (tänk på begränsningarna i Lagen om Offentlig Upphandling) är oftast det som vi ska göra först. Vid en större önskad förändring av avtalsdokument, bild och leverans kan det bli segdragna och irriterade möten. Då riskerar den tidigare goda avtalsrelationen att hamna i låsningar och en form av skyttegravskrig.

Avtalsförhandlingar för att genomföra stora förändringar kräver samma förberedelse och analys som vid att upphandla och konkurrensutsätta. Svårigheten med att förhandla fram en ny modern leverans i ett avtal ligger i just att modernisera.

Era nya behov i leveransen kan upplevas som fördyrande för leverantören som därför behöver skruva på sin prisbild för att nå sin marginal utan att behöva kostnadsbanta på ”hemmaplan”. Därmed finns det risk att ni som befintlig kund får stå för utvecklingskostnaden för den nya leveransen som leverantören sedan drar nytta av utan att ni får en kickback på arbetet och nedlagda kostnader.

Därmed finns det en risk att ni som kund stannar kvar i nöjdhetsstadiet i leveransen för ni vet inte vad det kostar att ta steget över till ett modernt IT-avtal.

Ofta så vill leverantören även använda de standardavtal som finns inom IT i förhandlingarna, vi vill därför göra er extra observanta på villkoren i dessa avtal då de ofta kan benämnas med epitetet ”leverantörsvänliga”. Däremot är det att rekommendera att använda strukturen och hierarkin i dessa standardavtal.

Ni som kund kan även hamna i underläge i förhandlingssituationen då ni inte har vanan att förhandla inom leverantörens expertområde. Ett råd är att ta hjälp i förhandlingssituationen eller få en second opinion på underlagen av en extern fristående och oberoende partner som t ex vi på Kontract. Här kan du läsa mer om hur vi arbetar med sourcing och upphandling.

Att konkurrensutsätta den befintliga leverantören har visat sig vara en effektiv modell för att få en kostnadsreducerande och effektiv leverans som tillför värden och mätbara nyttor till organisationen.

Det tar på krafterna att upphandla

Många organisationer (både privata och offentliga) tvekar inför att upphandla och skjuter därför beslutet framför sig. Resultatet blir ofta att man därmed hamnar i tidsnöd för att kunna säga upp befintligt avtal, eller vilket är vanligt inom upphandlingspliktiga organisationer att man hamnar i avtalslöst förhållande med otillåtna direktupphandlingar som en följd. Läs mer om otillåtna direktupphandlingar.

Planering och resurser är därför viktigt tillsammans med en väl genomförd analys.

Ni som organisation kan känna att detta är näst intill övermäktigt då ni inte har detta som er dagliga uppgift. Ni kanske saknar projektledare med rätt kompetens eller har svårt att greppa leverantörsmarknaden i en omvärldsbevakning. Vanligt är att deltagarna i den tillfälligt sammansatta gruppen inte får tid frigjord för att kunna delta och leverera.

Därför är en mix av egna resurser som känner och kan er verksamhet samt externa deltagare som är vana att leda och arbeta i tillfälligt sammansatta grupper oftast en framgångsfaktor. Fördelen med detta är även att det byggs in en automatisk second opinion i det löpande arbetet efterhand som kravmassan till upphandlingsunderlaget processas fram.

Att driva en upphandling som ett projekt har även fördelar efter upphandlingen då det nya avtalet och leveransen ska etableras.

Vi kan summera det hela med att ha modet att upphandla skapar moderna leveranser i den digitala tidseran. Framgångsfaktorer är planering, mätbarhet och uthållighet där interna och externa resurser arbetar tillsammans för att nå målen som tagits fram.

Kontakta gärna oss på Kontract så berättar vi mer om hur vi i våra kunduppdrag har hjälpt till att skapa nyttor och moderna avtal med vår beprövade modell som passar både inom offentlig och privat verksamhet.

Här kan du som är intresserad läsa mer om varför det lönar sig med leverantörsstyrning.