9 steg till en framgångsrik IT-outsourcing transition

Eller?

Så lätt är det tyvärr sällan. Ni har nu en transitionsfas framför er där ni tillsammans måste säkerställa en smidig övergång. Denna fas är viktig då den lägger grunden för ert fortsatta samarbete och om den går fel kan komma att drabba er verksamhet genom ökade kostnader, badwill gentemot era kunder samt störningar i produktionen.

För att undvika att hamna i ett läge där övergången drar ut på tiden med sänkta nivåer på kvalitén i IT-stödet är det viktigt att behålla fokus genom hela fasen som precis som vilket projekt som helst kan delas upp i delarna planering, genomförande och avslut.

Vi ger er här några tips på saker som erfarenhetsmässigt av olika anledningar visat sig vara problemetiskt.

Planering inför starten av en IT-outsourcing transition

Förberedelser är A och O brukar det sägas och så även vid transition och med dåliga förberedelser har ni ett dåligt utgångsläge inför fortsättningen.

Säkerställ att nyckelpersonerna inte försvinner med viktig kompetens och kunskap

Oavsett om transition ska genomföras som ett resultat av att ni valt att outsourca er IT-verksamhet eller om den beror på att ni byter leverantör är det viktigt att identifiera och behålla nyckelpersonerna. En återkommande utmaning vid outsourcing är att den egna personalen antingen sägs upp eller säger upp sig. Och hur förmår du leverantören som just mist kontraktet att hålla sig ifrån att flytta de seniora konsulterna till andra uppdrag när denne ändå inte kommer att behålla er som kund?

Handen på hjärtat, hur bra är er dokumentation?

Saknar ni en fullgod dokumentation är det förtjänstfullt om ni färdigställer den i största möjliga mån innan genomförandet startar. Dels med tanke på ovan men också för att risken är att dokumentation som inte skrivs nu skrivs inte senare heller. Då har fokus förflyttats till andra saker och att avsätta tid för dokumentation kan visa sig vara svårt då dokumentation brukar få stryka på foten bland prioriteringarna.

Etablera informationskanalerna

Ofta är det många intressenter involverade i en transition. Se till att identifiera dessa och etablera formerna för informationsspridning. Här är mitt tips att tänka brett! Fundera över hur era kunder kommer att påverkas, har ni leverantörer som måste involveras och hur involveras personalen hos er nya partner som tar vid efter transitionfasen är över.

När genomförandet tar fart

Nu ska planerna från planeringen omsättas till aktiviteter och en av de viktigaste sakerna om än inte den viktigaste som flyttas nu är ansvaret. Men det finns även en del andra saker som bör rymmas inom denna del av transitionsprojektet som jag återkommer till nedan.

Flyttaktiviteterna påbörjas

Inför varje flytt är det viktigt att ha en tydlig roll-back plan att följa om flytten inte går som planerat. Därför är det också viktigt att ha tydliga testscenarion som hjälper er att avgöra om en flytt är lyckad eller inte. Ännu bättre är givetvis om ni haft möjlighet att testa flytten innan den genomförs men det är inte alltid det går. Se även till att det efter flytten inte finns några som helst tveksamheter kring vem det är som ansvarar för vad.

Kunskapsöverföringen är kritisk

Oavsett vem det är som håller era IT-system under armarna idag är det viktigt att det sker en kunskapsöverföring till er nya leverantör, det är givet. Börja med att ställ krav på den nya leverantören att involvera den personal som senare ska hantera era IT-system så att kunskapen hamnar direkt hos dem. På så sätt slipper överföringen ske i två steg och den driftspersonalen ges möjlighet att ställa frågor till er personal alternativt er tidigare leverantör medan tid finns.

Få leverantören att förstå er verksamhet – planera därför in möten där ni får träffa den nya driftspersonalen och berätta om er verksamhet och hur störningar av IT-stödet påverkar den, belys gärna med konkreta exempel. Utöver er verksamhet är en viktig aspekt av det fortsatta samarbetet också innehållet i avtalet. Det är därför angeläget att de som konstruerat avtalet överför tankar och resonemang från arbetet med att ta fram avtalet till de som sedan ska följa och använda sig av det.

Ändringshantering inom projektet

Under genomförandefasen är det många saker som sker parallellt och planerna brukar ändras med jämna täta mellanrum då ny information dyker upp som gör att korrigeringar av planerna måste till. Lärdomar jag dragit är att det är vanligt att det fuskas med ändringshanteringen. Här anser jag att ni ska ställa krav på leverantören att ändringsprocessen enligt ITIL används. Ta i samma veva upp frågan hur hantering av incidenter och problem som dyker upp under projektet ska hanteras.

Dags att knyta ihop säcken

Efter ett förhoppningsvis lyckat genomförande återstår att avsluta projektet på ett bra sätt genom att godkänna utförd transition samt att rikta blicken framåt mot det fortsatta gemensamma arbetet.

Sakerna som inte hanns med

Det kommer alltid att finnas saker som inte hanns med i transitionprojektet. Därför är det viktigt att dessa aktiviter samlas på en restlista där det framgår vem som är ägare av respektive aktivitet. Kom också överens med din leverantör hur listan ska följas upp framgent och vem det är som ansvarar för den.

Underskatta inte värdet av teambuilding

En god grund för ert fortsatta samarbete med er nya leverantör ligger i att ni lär känna varandra. Planera gärna in en kickoff efter avslutat projekt där ni kan mötas under lite lättsammare former. Och se det som ett naturligt inslag i samarbetet att ni träffas regelbundet. Se till att leverantören sitter hos er med jämna mellanrum men glöm inte bort att även ni måste vara synliga. Det kan ni vara genom att exempelvis förlägga en del möten på plats hos leverantören.

Hur ska samarbetet bedrivas?

Har ni inte kommit överens om hur den fortsatta samverkan ska ske är det hög tid att sätta dessa former nu. Det görs enklast genom att ni upprättar en samverkanshandbok. Exempel på punkter som en sådan bör innehålla är organisation för samverkan, servicenivåuppföljning, former för stående möten och rapportering, regler för eskalering och ansvarsmatriser samt kontaktpersoner.

Det var några av våra erfarenheter som vi genom åren samlat på oss som ledare av ett antal större transitionprojekt. Givetvis är varje projekt unikt men mina tankar, idéer och tips ovan är applicerbara i de flesta fall då ni ska genomföra en transition.