Upphandling

7 steg mot ett lyckat transitionsprojekt

Ett upphandlingsprojekt av IT-drift kan ses som ett maratonlopp, där förflyttning av IT-tjänster till en ny leverantör motsvarar den sista milen i loppet. Av naturliga skäl belastas den interna IT-organisationen hårdast och arbetet inom enheten behöver planeras för att energin ska räcka hela vägen in i mål.

Här får du 7 korta punkter som är grunden till ett lyckat transitionsprojekt:

  • Bemanna med resurser som varit med i upphandlingsprojektet
  • Överta den nulägesanalys som framställdes i upphandlingsprojektet, uppdatera den vid behov
  • Genomför intervju med och utvärdera leverantörens projektledare
  • Bryt ner projekt- och effektmål under arbetet med detaljplanering
  • Genomför en workshop där information, dokumentation och kompentens överförs från upphandlingsteam till projekt
  • Arbeta aktivt med risker
  • Avsluta projektet med en workshop för att diskutera, analysera och dokumentera lessons learned

Vår erfarenhet är att nyckeln till framgång är planering, informationsöverlämning och framförhållning samt att hela organisationen inklusive den nya driftleverantören är medveten om, och återkommande påminns om, vilka mål som ska uppfyllas. Våra sju steg till ett lyckat transitionsprojekt kan fördjupas så här:

1. Bemanning

En första bemanningsplan görs för både upphandlings– och transitionsprojektet. Med planen som grund kan en analys genomföras av tillgången till interna och externa resurser, både avseende volym och kompetens. Planen revideras löpande under projektet. En stark rekommendation är att ha en långsiktighet i resursplanen och, om det är möjligt, använda samma resurser i flera faser för att få en naturlig kontinuitet i projektet.

2. Nulägesanalys

I nulägesanalysen dokumenteras underlag i form av omfattning av tjänster, volymer, befintliga kostnader och kvalitetsnivåer. Arbetet är krävande och innefattar resurser från både IT-organisationen och verksamheten. Analysen ger ett underlag till upphandlingen, men även en första utgångspunkt för transitionen.

3. Marknadsanalys

Träffa 2-4 leverantörer i olika storlek för att få en bild av vilka tjänster som finns på marknaden, trender samt leverantörernas road map. Träffa gärna olika typer av leverantörer, t ex några som valt att specialisera sin leverans i kombination med leverantörer av standardtjänster.

4. Konkretisering av realistiska mål

Med bemanningsplan, nulägesanalys och marknadsanalys som underlag kan realistiska projekt- och effektmål tas fram. Projektmålen bygger vanligtvis på projekts klassiska styrparametrar tid, kostnad och resultat medan effektmålen speglar de långsiktiga målen med projektet såsom till exempel ökad innovation, minskande driftskostnad, flexibilitet i IT-leveransen och ökad driftsstabilitet. Eftersom effektmålen först kan mätas under åren efter att projektet är avslutat är det viktigt att ansvariga för uppföljning av dessa utses. Projekt- och effektmål mäts med nulägesanalysens resultat som baseline.

5. Kravställan

När det mer övergripande arbetet med kravställan genomförs är det viktigt att inte glömma bort kraven avseende transition. Förutom baskraven innefattande tidsperioder, prissättning och omfattning bör även standardmetoder, referenser avseende projektledare samt inlämnande leverantörers tidigare genomförda transitionsprojekt utvärderas.

6. Projektstart

Avsätt tid för överlämning av information, dokument och kunskap från upphandlingsteamet till projektteamet vid uppstart av projektet. Förslagsvis genomförs detta som en workshop där projektmedlemmar från den nya leverantören och kunden medverkar. Med underlag från workshopen som utgångspunkt kan detaljplanering inklusive riskanalys genomföras

7. Projektgenomförande

Under projektgenomförandet är det viktigt att arbeta med uppdatering av detaljplaner och underlag från riskanalyser samt att konstant stämma av dessa mot de mål som är överenskomna. En tydlig process och metod för ändringshantering är ett stöd till projektledningen.

8. Projektavslut

Slarva inte bort projektavslut och överlämning till driftorganisation. De erfarenheter och lärdomar som dragits under projektet är viktiga lärdomar både avseende personlig utveckling och organisationens projektmognad. Förslagsvis genomförs en workshop där både positiva och negativa aspekter diskuteras och dokumenteras.

Publicerat den 12 april 2018
Får vi bjuda på en kaka? Denna webbplats använder cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.