Hur kan applikationsportföljen proaktivt förberedas för digitaliseringen?

I och med att digitaliseringen är så pass central för hela verksamheten så är stoppklossar i form av exempelvis en föråldrad applikationsportfölj något som bör undvikas.

Här har IT ett viktigt ansvar att proaktivt redan idag agera. Vi hjälper er gärna med utmaningar inom systemtransformation.

Hur har befintlig applikationsportfölj uppstått?

För att bedöma hur digitaliseringen påverkar er organisations applikationsportfölj och vad som på ett tidigt skede bör hanteras så ni är förberedda är det lämpligt att kort reflektera kring hur denna kommit till.

Alla organisationer har en arv som påverkar var ni befinner er idag. Lite förenklat menar vi att applikationsportföljen som en organisation har är en konsekvens av hur verksamheten utvecklats. I och med detta finns även några generella utmaningar som är kopplade till detta.

Låt oss ge några exempel:

1. Tillväxtorienterade organisationer

För organisationer under kraftig tillväxt har ofta utmaningarna kretsat kring att ur ett IT-perspektiv kontinuerligt ”hinna med” organisationens tillväxt. Ofta innebär detta konkret att både kapacitetsmässigt skala befintliga system och plattformar men även tillgodose de förändrade krav och behov som tillväxten genererar.

I praktiken innebär detta att organisationer som varit under kraftig tillväxt ofta ur ett IT-perspektiv har en något vildvuxen applikationsportfölj.

Orealiserade möjligheter som ofta förekommer i dessa organisationer kretsar kring:

• konsolideringsmöjligheter av applikationer
• att få rutiner och arbetssätt på plats som säkerställer daglig drift och förvaltning för alla applikationer
• systemens eller applikationernas utvecklingsplan för hela hela livscykeln

2. Organisationer som vuxit genom förvärv (mergers & aquisitions)

De senaste åren har inneburit en hög aktivitet av förvärv och fusioner mellan verksamheter, som redskap för att skapa till exempel tillväxt. I dessa sammanhang finns olika angreppssätt kring hur sammanslagningen kan ske ur ett IT-perspektiv, läs mer om dessa här: fusioner förvärv & IT-kostnader.

Oavsett angreppssättet som används för att hantera sammanslagningen vid förvärvstillfället pekar vår erfarenhet på att det brukar finnas en hel del områden till konsolidering och effektivisering att ta tag i efter förvärvsprojekten avslutats.

Projekten kring att genomföra förvärvet ur ett IT-perspektiv kännetecknas ofta av:

• handlar ofta mycket om att ”hantera situationen” som uppstått
• begränsat med utrymme för att tänka eller agera vare sig ur ett längre perspektiv eller utanför ramarna för projekten

Gemensamt för organisationer som vuxit genom förvärv så kretsar dessa möjligheter kring:

• ytterligare konsolidering av processer både i verksamheten samt inom IT
• konsolidera applikationer och system med överlappande funktionalitet
• konsolidera IT-infrastruktur och teknik

3. Förvaltande organisationer

I verksamheter där utvecklingen kanske inte lika tydligt drivits på av situationerna Tillväxt eller Förvärv brukar ofta en mer eller mindre formellt etablerad förvaltning finnas på plats. Med formell förvaltning menar vi här att förvaltningsarbetet drivs metodiskt och strukturerat inom huvuddelen av verksamheten, exempelvis med stöd av ramverk såsom PM3 eller ITIL.

Med informell förvaltning menar vi att ett gemensamt arbetssätt saknas för hur förvaltningen bedrivs. Ofta brukar de inblandade parterna kring applikationerna hitta arbetssätt för att hantera det dagliga arbetet så att behoven ”just idag” hanteras.

Baksidan med en informell förvaltning brukar ofta kretsa kring:

• högt personberoende
• arbetet tenderar bli ad-hoc med avsaknad av ett större eller längre perspektiv
• arbetssätten inte är skalbara

Gemensamt för förvaltande organisationer brukar vara att system och applikationer fungerar relativt väl i vardagen.

Utmaningarna kretsar istället ofta kring precis baksidan på det myntet, att olika delar av organisationen har anpassat systemen för just sin del i verksamheten och genom detta har silos uppstått ur ett helhetsperspektiv.

I realiteten befinner sig organisationer ofta inom samtliga tre områden ovan, i olika grad.

Digitaliseringens intåg påverkar alla

Ett par år in i digitaliseringens era har vi nu lärt oss tillräckligt mycket om vad detta innebär för att kunna bedöma hur det påverkar oss. Och påverkar oss gör det.

Bland de krav som digitaliseringen för med sig, och som får en konsekvens på organisationens system- och applikationsportfölj finns bland annat:

1. Utgångspunkten är information

Digitalisering ska ur ett IT-perspektiv inte förväxlas med cloud eller molnteknik. Tekniken som används för att tillhandahålla tjänster är i sammanhanget inte relevant.

Utgångspunkten kring alla former av digitalisering är information. Att tillgängliggöra, sammankoppla och presentera information på ett sätt som skapar värde för vår organisation och dess intressenter, exempelvis ägare, kunder eller leverantörer.

Med denna utgångspunkt blir de nya kraven som digitaliseringen ställer på våra system och applikationer enkla att ta till sig.

System och applikationer behöver vara konstruerade på ett sådant sätt att dom smidigt och enkelt kan dela med sig av, och delta i, flöden av informationsutbyten.

Detta ställer även krav på informationshanteringen inom verksamheten. Vi behöver helt enkelt veta var ifrån information skapas och lagras, samt vem som är ansvarig för den. Detta är i sig sällan en fråga som IT äger, men det är en central komponent för att kunna digitalisera flöden.

Detta låter enklare än vad det är i praktiken. I samtliga tre fall som vi presenterat ovan så är informationshanteringen ofta fragmenterad. Ofta då utifrån:

• Samma information, eller typ av information, finns i flera system
• Informationen inte är heltäckande utan är isolerad i en silo

2. Hastighet är viktigt

I en omvärld som rör sig allt snabbare, utifrån exempelvis ekonomi och konjunkturcykler, produktlivscykler eller förändrade köp och kundbeteenden så innebär detta att kraven och förväntningarna som vår organisation måste hantera förändras fort.

Specifikt vad hastighet innebär i varje enskilt fall bestäms av situationen. Ibland betyder hastighet exempelvis:

• Hastigheten med vilken nya lösningar kan byggas och lanseras
• Hastigheten med vilken en process, arbetsmoment, eller transaktion, kan genomföras
• Hastigheten som vi når ut, interagerar och möter våra kunder

Utifrån ett IT-perspektiv innebär detta att det klassiska kravet på tillförlitlighet i våra system numera kompletteras av ett nära på lika starkt krav på flexibilitet, i syfte att möjliggöra hastighet.

I samtliga tre fall som vi presenterat ovan har ofta utmaningar kopplade till sig. Ofta då utifrån:

• System där flexibilitet inte varit ett av kraven när systemet byggdes, upphandlades och infördes
• Isolerade system med begränsat stöd för integration med andra system eller flöden

3. Säkerhet är avgörande

Ändamålsenlig säkerhet kring information är avgörande för att lyckas.

Med information som utgångspunkt för digitaliseringen så går det inte att underskatta betydelsen av att denna skyddas på rätt sätt. Med information som utgångspunkt så innebär detta att helt nya informationsflöden och brukare av information kommer att skapas.

Detta både inom den egna organisation som utanför.

Ur ett säkerhetsperspektiv innebär detta att information och flöden exempelvis behöver hanteras utifrån:

• Korrekt information; informationen som tillhandahålls ska vara korrekt och inte avsiktligt, eller oavsiktligt, gå att modifiera
• Korrekt mottagare; information ska tillhandahållas för den mottagare den avsetts, och ingen annan
• Vid rätt tidpunkt; information ska tillhandahållas vid den tidpunkten mottagaren har behov av det

Under 2018 förtydligades även lagstiftningen kring personuppgiftsrelaterad information, i form av GDPR.

Vår bedömning är att fler regulatoriska krav rörande informationssäkerhet kommer att komma framgent, vilket även det är en god anledning att ligga på framkant ur ett säkerhetsperspektiv.

Hur kan IT proaktivt agera?

En modern applikationsportfölj ”under kontroll” är en mycket viktig förutsättning för att lyckas med digitaliseringen.

De förändrade kraven som digitaliseringen för med sig gör att befintlig applikationsportfölj inom en organisation delvis blir ifrågasatt från ett annat perspektiv än vad som varit fallet historiskt.

I syfte att proaktivt agera på detta rekommenderar vi tre konkreta områden som start på arbetet.

Genomför en övergripande applikationskartläggning

Syftet med kartläggningen är att skapa en gemensam översiktlig bild över samtliga applikationer i syfte att synliggöra:

• Applikationens syfte och funktionalitet
• Var systemet befinner sig i livscykeln
• Bedömning av applikatorisk arkitektur och flexibilitet

Med denna kartläggning kan problemområden identifieras och sedermera proaktivt hanteras.

Genomför informationskartläggning

Syftet med informationskartläggningen är att identifiera följande områden:

• var information lagras
• vem som är ansvarig för informationen
• krav som finns kopplade till informationen

Med insikt i detta kan arbete påbörjas kring att dels säkerställa att den information som är skyddsvärd hanteras på ett säkerhetsmässigt ändamålsenligt sätt under digitaliseringen.

Med en aktuell informationskarta skapas även en översikt för var information återfinns inom organisationen, vilket snabbar på arbetet med att digitalisera verksamheten.

Prioritera och genomför åtgärdsplan

Med både applikationsportföljen kartlagd ur samt tillsammans med informationskartan kan ett proaktivt inriktat arbete prioriteras och planeras i syfte att bygga bort begränsningar och stoppklossar för digitalisering.

Konkret kan detta innebära att vissa applikationer som om än väl fungerade i vardagen trots detta bedöms som otillräckliga i relation till de nya krav som digitaliseringen ställer.

För dessa bör en konkret proaktiv åtgärd genomföras, i syfte att flytta dessa till en plattform som är framtidssäker mot digitaliseringens krav.

Digitalisering är inte en IT-fråga, utan en verksamhetsfråga.

Dock har IT ett viktigt ansvar i att både skapa rätt förutsättningar för detta men också konkret driva delar av genomförandet.

En modern och flexibel applikationsportfölj är ett mycket viktigt förberedande steg i detta arbete.