Vanliga fallgropar vid införandet & drivandet av ett projektkontor (PMO)

Att etablera ett projektkontor kan ibland vara lättare sagt än gjort. Framförallt kan det vara svårt att veta vart man ska börja, hur det ska struktureras för att uppnå önskad effekt samt hur det därefter ska vidareutvecklas. Detta blogginlägg kommer fokusera på några av de vanligaste fallgroparna vi identifierat vid införandet av projektkontor hos våra kunder. Vi kommer även bjuda på några tips kring hur dessa kan förebyggas.

Projektkontor, även kallat PMO (Project Management Office), har flertalet fördelar och kan hjälpa organisationer att få ett helhetsperspektiv över sina projekt och uppdrag.

I Blogginlägget ”När behövs ett projektkontor/PMO” beskriver vi olika situationer när ett PMO kan vara användbart och tillföra verksamhetsvärde för organisationen. I detta blogginlägg kommer vi däremot fokusera på vanliga fallgropar vid införandet av ett PMO.

Som sagt finns det många fallgropar vid införandet av ett PMO. Dessa kan medföra svårigheter för organisationer att optimera mervärdet av ett projektkontor. Några exempel på sådana typer av fallgropar är:

1. Att försöka göra allt på en gång. Det är svårt att få acceptans på ett så stort åtagande, det blir lätt rörigt och det tar lång tid innan nyttoeffekterna uppstår.

När ambitionen är för hög och man vill implementera för mycket funktioner och arbetssätt samtidigt är det vanligt att Projektkontoret blir stillastående och otydligt. I stället kan det vara smart att kartlägga vilka nyttoeffekter som man vill börja med och successivt bygga på med mer under vägens gång.

Det viktiga för att komma igång är att projektkontoret blir tillräckligt fylligt för att ge ett mervärde till organisationen vid lansering, annars riskerar det att bli meningslöst och tomt. En förändring innebär alltid ett krafttag och därför är det viktigt att införandet initialt inte blir för stort eller tar för lång tid att lansera.

Tips:

Bygg nerifrån och upp. Ta det viktigaste först och bygg sedan vidare. Det är viktigt att organisationen, inte bara ledningen, är drivkraften bakom PMO:t.
Identifiera och prioritera i vilken ordning saker ska implementeras.
Börja med projektuppföljning för att sedan gå över till ex. resursfördelning.

2. Om projektkontorets roll, ansvar, mandat och plats i organisationen inte är tydlig vid start, blir det svårt att få gehör och synliga effekter.

Vid uppstart är det viktigt att projektkontoret har ett tydligt mandat och syfte i organisationen. Detta måste beslutas av ledningen för att få kraft och sedan kommuniceras ner i organisationen för att tydliggöras.

Det är även viktigt att tydliggöra vilka roller som finns kopplat till projektkontoret. Vilka skall vara med på möten? Vem är PMO-ansvarig? Vilket mandat har PMO:t? Hur följer PMO:t upp pågående/avslutande projekt?

Tips:

Låt projektkontoret styras centralt i organisationen. Om inte PMO:t förankras inom hela företaget blir det lätt urvattnat och otydligt.
Var tydlig kring vikten av deltagande samt vilka som skall närvara. Vad ska rapporteras in och prioriteras för att deltagarna skall förstå syftet med projektkontoret. Våga även ställa krav på deltagarna i PMO:t för att få önskad utveckling framåt.

3. Att hysa en övertro på PMO som verktyg. Fokusera på hur vi ska jobba först, inför därefter olika verktyg

Ett PMO i sig kommer inte vara lösningen på några problem. Det som kan komma att avlasta och hjälpa verksamheten framåt är arbetssättet i ett projektkontor. PMO erbjuder en struktur anpassad för organisationens behov kring styrning och kontroll när flera eller komplexa projekt drivs parallellt.

Det är av stor vikt att deltagande blir konsekvent och att deltagarna känner att PMO:t medför ett mervärde för deras projekt. Det är också viktigt att PMO:t är begränsat utefter rimliga ramar. Verktyget kommer inte kunna svara på alla frågor i projektet. T.ex. budgetering av projekt och kostnader.

Tips:

Det finns fler än ett stöd inom PMO:t. Ha tydliga ramar för vilka verktyg som används och varför.
Organisationen måste fortfarande göra ställningstagande. Vilka använder verktyget och hur ska PMO användas på projekt- och portföljstyrningsnivå?

4. För mycket fokus inom PMO på brister och motgångar i projekt. Lägg även fokus på att lyfta fram framgångsfaktorer.

Under PMO-möten kan det lätt läggas fokus på de projekt som inte lever upp till uppsatt leverans för exempelvis budget, kvalitet och tidsplan.
Detta är naturligt då PMO:t skall agera forum för att undsätta i projekt med tips och råd samt få feedback från andra projekt för att hitta en lösning.

Dock är det minst lika viktigt att PMO:t också blir ett forum för inspiration och att man lyfter fram bra arbetssätt och beslut som leder till positiva utfall. Detta skapar en proaktiv miljö där PMO förbygger problem i projekt i stället för att reaktivt hantera problem som uppkommer.

Tips:

Lyft fram framgångsfaktorer inom olika projekt. Även de projekt som har eller haft utmaningar i en leverans har positiva saker att lyfta fram.
Var noga med att inte tappa projekt som alltid legat på en bra nivå genom att fokusera på de projekten med högst risker. Dessa är också viktiga att lyfta fram med jämna mellanrum.

Avslutningsvis måste sägas att det viktigaste vid införande av ett projektkontor är att organisationen tar god tid på sig att planera hur projektkontoret skall se ut och vilka frågor som skall behandlas i PMO:t.

För en tydlig och ingående genomgång kring genomförande av PMO läs vårt whitepaper nedan:

Relaterat: