Så räddas ett IT-projekt - ett praktikfall från offentlig sektor

Om ett IT-projekt hamnat i ett läge där det tvingande datumet för den författningsstyrda förändringen inte kommer att kunna mötas ställs beslutsfattare inför att antingen på något sätt rädda projektet eller lägga ned det.

Konsekvensen av båda besluten är dock negativa; det tvingande datumet kan ej hållas vilket medför stora manuella arbetsinsatser, konsultkostnader och i vissa fall böter eller viten.

Om beslutet blir att försöka rädda projektet, vilket är det vanligaste och minst svåra beslutet att fatta, kan ett bra sätt att få projektet på fötter vara att börja med att genomföra en projektrevision. För att få full effekt av projektrevisionen bör den genomföras av en extern part som är helt opartisk och kan se projektet med nya ögon. Du kan läsa mer om hur Kontract kan hjälpa er med projektledning här.

I ett praktikfall från verkligheten hade ett IT-projekt hos en offentlig organisation kört fast och det fanns en stor risk att datumet för den författningsstyrda förändringen inte skulle kunna infrias genom det nya IT-stödet. Lösningen blev att genomföra en projektrevision.

I just detta fall genomfördes analysdelen av projektrevisionen genom ett antal intervjuer med alla intressenter i projektet.

Dessa intervjuer visade på framför allt tre hinder för projektet:

• Kravspecifikationen var utformad av IT-avdelningen och inte av verksamheten
• IT-avdelningen förstod inte verksamheten och pratade inte heller ”samma” språk
• Nödvändiga förändringar i befintligt regelverk hade inte identifierats före projektstart av verksamheten vilket skapade brister i den av IT-avdelningen tänkta lösningen

Utefter dessa insikter pausades projektet och den första åtgärden som gjordes var att skapa ett skikt mellan IT och verksamhet med personer som kunde tala samma språk med båda parter.

En gemensam begreppslista togs fram

Nästa steg var att genomföra en analys av vad den författningsstyrda förändringen egentligen innebar för verksamheten. Ett tjugotal tal hinder i form av inkonsekvens mot andra befintliga lagar och regler upptäcktes. Dessa var tvungna att adresseras där verksamheten, personer från skiktet mellan verksamheten och IT-avdelningen samt IT-avdelningen tillsammans tog fram ett bra underlag till berört departement och övriga beslutsfattare om nödvändiga lag- och regeländringar.

Till sist uppdaterades kravspecifikationen och projektet planerades om med hänsyn till identifierade hinder och hur projektet skulle hantera väntan på de nödvändiga lag- eller regeländringarna. Det innebar bland annat skapandet av manuella rutiner för verksamheten samt interimslösningar.

Projektrevisionen visar att som med alla projekt så måste hänsyn tas till alla dess ingående delar, teknik, processer och människor, för att kunna uppnå sitt mål och syfte. Endast då blir projektet lyckat.

I just detta praktikfall står delen ”människor” ut i form av brister i kommunikation, information, kunskap och samarbete. Tips till beslutsfattare för att få större framgång vid författningsstyrda förändringar är att verksamheten tillsammans med kompetenser som exempelvis, verksamhetsutvecklare, jurist, arkivarie och registratur tar sig tid och utför en ordentlig analys av den kommande förändringen (innan projektstart).

Frågan man ska ställa inför denna typ av förändring är:

• Vilken påverkan på befintlig verksamhet och dess regelverk får denna typ av förändring?
• Vilken hänsyn bör tas och hur?