När behövs ett projektkontor/PMO?

Ibland kan det vara svårt att se helheten i alla pågående initiativ i en organisation när flera projekt pågår löpande och parallellt. För att kunna få en bättre överblick och förståelse har vi skapat en blogg som berör när införande av ett projektkontor är nödvändigt.

Finns en historik av att projekten ofta har svårt att uppnå projektmål, kvalitetsmål, hålla tidsplan och budget? Stöter man återkommande på problem som det inte finns tidigare erfarenhet kring? Varierar arbetssätten i olika projekt i form av arbetsform, verktyg, mallar, projektmodeller? Står organisationen inför stora satsningar eller förändringar? Känner du igen ovanstående i din organisation? Då kan det vara dags att etablera ett projektkontor/PMO!

För en ingående beskrivning kring hur etablering av projektkontor går till ladda ner vårt whitepaper nedan;

Relaterat:

I ett Projektkontor eller Project Management Office (PMO) sker statusuppföljning, men kan också vara det forum där projektägare, projektresurser och projektledare kan mötas. PMO kan tex ansvara för och ge tillgång till strukturkapital såsom projektmodeller, mallar, arbetssätt och där man kan få erfarenhetsutbyte.

Under projekt uppstår ibland problem där tidigare erfarenhet saknas av hur det skall hanteras. Då kan ett projektkontor vara behjälpligt genom att projektmedlemmar får presentera problemen som de står inför. Det finns kanske andra projekt/projektmedlemmar som står inför liknande problem, eller med tidigare erfarenheter av hur dessa problem kan lösas. Ett projekt kan spara både tid och pengar genom att tidigt be om hjälp.

Läs ”PMO för effektiva projekt – hur ett Project Management Office skapar värde och för mer tips på fördelar med ett projektkontor.

Tips på att arbeta förbyggande

Utöver att lösa aktuella problem inom ett projekt så kan ett projektkontor arbeta förebyggande. Tex genom att bl.a. ge tips och råd från andra projekt om deras erfarenheter från liknande uppdrag. Utöver detta kan projektkontoret också ge stöd avseende aktuell projektmodell, arbetssätt, mallar och uppföljningsrutiner så att uppstarten sker så smidigt som möjligt. Detta ger ett proaktivt arbetssätt vilket kan ge bättre kvalitet och spara både tid och pengar för projektet.

Skulle ett projekt stötta på problem som de inte hittar en bra lösning för, skulle projektkontoret kunna kraftsamla kring att hitta en lösning på problemet. Detta skulle kunna göras genom att gemensamt identifiera problemet och sedan finna de resurserna som är bäst kvalificerade för att lösa problemet på effektivaste sätt. Detta i jämförelse med att låta projektet på egna ben finna en lösning kan ofta i längden spara både tid och pengar för organisationen som helhet.

Projektkontoret är en samlingsplats

Projektkontoret är en samlingsplats för bäst praxis. Oavsett vilka frågor eller problem ett projekt kan stöta på så finns det högst troligen någon inom organisationen som har en tidigare erfarenhet av liknande situationer. Projektkontoret är en bra samlingsplats, inte bara för att lösa problem, utan för att dokumentera lösningen inför framtida situationer. Genom detta kan framtida projekt snabbare få hjälp med att förebygga eller lösa uppkommande problem snabbt. Man behöver med andra ord inte uppfinna hjulet på nytt.

I komplexa projekt blir det ofta en fråga om god planering och ordning för att komma framåt. Här skulle ett Projektkontor kunna coacha projektledare framåt med ”best practice” från tidigare situationer och bra verktyg i form av modeller och mallar för att få ordning på planeringen. Brist på planering är ofta en av de anledningarna till att projekt misslyckas.

Finns flertalet beroenden inom projekt så är det viktigt att följa upp projekten löpande. Beroenden kan finnas till andra projekt som sker parallellt, där det finns aktiviteter som påverkar det egna projektet. Projektkontoret kan då planera mellan projekten för att undvika att projekt blir stoppat eller pausat för att synka med beroenden.

Projekt kan ibland vara beroende av en specifik kompetens för att komma i mål. Då är det viktigt att rätt typ av resurs finns tillgänglig för projektet vid rätt tidpunkt. Inte helt sällan är dessa resurser belagda i andra projekt eller uppdrag. Projektkontoret skulle kunna ansvara för att följa upp resursallokeringen hos samtliga projekt där specifik kompetens är vital.

Ett projektkontor kan vara till hjälp för organisationer som historiskt haft svårt att nå projekt- och kvalitetsmål. Att projektplanera, följa tidsplan, budget och kvalitetskrav är inte alltid lätt. Projektkontoret kan hjälpa projekt med enhetliga verktyg i form av projektmodeller och mallar för att driva realistiska projekt, detta baserat på den samlade erfarenheten från hela organisationen.

Skulle ni behöva hjälp för att se över hur er organisation på bästa sätt skulle kunna upprätta ett projektkontor – Kontakta oss!

Publicerat den 15 januari 2021

KATEGORIER