Effektivt Styrgruppsarbete – en viktig framgångsfaktor för lyckade projekt

Några av de tre viktigaste framgångsfaktorerna för ett lyckat projekt är tydliga och accepterade verksamhets-/effektmål, en skicklig projektledare och en välfungerande styrgrupp. Med dessa tre faktorer på plats har man goda förutsättningar för att lösa övriga utmaningar som uppstår.

Tyvärr händer det ofta att styrgruppen inte har förstått sin roll och att den är felaktigt sammansatt. Som medlem i styrgruppen skall man främst representera projektet och inte sin roll i den ordinarie verksamheten – Styrgruppen har det yttersta ansvaret för hela projektet.

För att tydliggöra detta kommer vi nedan gå igenom viktiga delar för att lyckas med ett effektivt och framgångsrikt styrgruppsarbete.

Styrgruppens sammansättning

Sammansättningen av styrgruppen är viktig för att den på ett bra sätt skall ha förutsättning för att ta sitt ansvar för projektet och stötta projektledaren.

Styrgruppen bör bestå av 3-5 personer som:

• har tid och engagemang – avsätter tid, deltar på styrgruppsmöten och är engagerade däremellan.
• har rätt kompetens eller ställning som behövs för att klara projektets utmaningar.
• tar del av projektets statusrapporter, håller sig informerad om projektets risker och problem för att kunna föreslå och aktivt bidra till lösningar för det som hindrar projektets progress.

Projektmål – Effektmål

Styrgruppen skall ha fokus på två typer av mål och alla beslut skall ta hänsyn till dessa. Styrgruppen skall även löpande ställa sig frågan om det kortsiktigare Projektmålet fortfarande stöder Effektmålet eller om förutsättningarna har ändrats så att Projektmålet behöver ses över.

Definition:

• Effektmål – syftet med projektet, de effekter, intäkter och nyttor som ska uppstå i verksamheten med hjälp av det projektet ska leverera. Hemtagning av effekter sker i linjen/verksamheten när projektet avslutats.
• Projektmål – det projektet ska leverera, göra och uppnå.

Fokus på risker

Det finns inga projekt som inte har risker, men med ett aktivt riskarbete kan identifiering av dessa vara skillnad mellan ett framgångsrikt projekt och ett misslyckat.

Styrgruppen har ett stort ansvar i att vara delaktiga i identifieringen och utvärderingen av risker samt att ta beslut om åtgärder för att lindra effekten om risken infaller.

Styrgruppens ansvar

• Ytterst ansvarig för projektet.
• Godkänna projektdirektiv samt projektplan och eventuella revideringar.
• Säkra finansiering och nödvändiga resurser.
• Riskhantering.
• Godkänna ändringar som går utöver projektets mandat.
• Se till att nödvändiga beslut fattas och dokumenteras.
• Hjälpa projektet att bli framgångsrikt genom stöd till projektledaren.
• Säkerställa att projektet har förutsättningar och ramar för att uppfylla projektmålen så att effektmålen kan uppnås.
• Säkerställande av att projektets mål är relevant för företaget.
• Aktiv uppföljning av status och beslut vid avvikelser utanför projektets ramar (enligt projektdirektivet).
• Verka som positiv ambassadör för projektet och förankra projektmålen i organisationen för att underlätta projektgruppens arbete.

Styrgruppsmötet

För att ett styrgruppsmöte skall kunna bidra till projektets framgång krävs att alla styrgruppsmedlemmar deltar aktivt och är pålästa på projektet och dess statusrapport som projektledaren skickat ut inför mötet.

För att det skall bli effektiva möten gäller det att inte fastna i att lösa alla problem i sittande möte utan sätta tydliga ägare på att driva frågor vidare separat tillsammans med rätt deltagare.

Minnesanteckningar skall skrivas och det är viktigt att alla beslut och tilldelade aktiviteter blir dokumenterade.

Fallgropar att undvika

• Bristande förståelse för vad som är styrgruppens roll och ansvar.
• Bristande deltagande, tidsbrist
  • Styrgruppen träffas inte alltid och flera deltagare uteblir.
  • Deltagarna är oförberedda.
• Bristande agenda och underlag innan möten.
• Bristande formalia angående vad som är beslut och vad som är information.
• Otydliga krav på rapportering.
• Bristande minnesanteckningar.
• Ej korrekt sammansättning.
• För stort fokus på ämnesområdet och inte på verksamheten.

Behöver ni hjälp?

Kontract har lång erfarenhet av att driva och stötta verksamheter i både framtagandet av bland annat projektmodeller, förvaltningsmodeller, styrgruppsarbete och upprättande av projektkontor.