4 utmaningar gällande dokumentation i projekt

Detta gäller under projektets alla faser, från initiering till genomförande och avslutning. Utan dokumentation är det omöjligt att följa projektets progression och utveckling, både för projektledare, projektdeltagare och andra intressenter.
Framtagning av nödvändig dokumentation är en framgångsfaktor och därmed en mycket viktig del av en projektledares arbetsuppgifter.
Vilket också är något som de allra flesta projektledningsmetodiker lägger stor vikt vid.

Några utmaningar som projektledare ställs inför är: 

• Hur ska den ofta stora mängd arbetsdokumentation som skapas under projektets gång hanteras?
• Vilka samarbetsytor ska användas och vad kan tas bort eller arkiveras?
• Vem ska ha tillgång till vad och hur tilldelas och tas behörigheter bort?
• Vilken nivå av säkerhetsskydd kräver våra planerade leverabler?

1. Hur ska den ofta stora mängd arbetsdokumentation som skapas under projektets gång hanteras?

För att ett projekt ska fungera effektivt måste det vara möjligt att hålla ordning och reda på den information som inhämtas och skapas. Men att uppnå detta i praktiken, ordning och reda bland den inhämtade och framtagna dokumentationen, är lättare sagt än gjort och är därmed en vanligt förekommande utmaning under projekt.

I regel används ofta ett eller flera IT-system av varierande lämplighet, exempelvis Microsoft 365 och Slack.

Dokumentationsmängden växer snabbt under projektets gång och avsaknad av ett enhetligt arbetssätt gällande dokumenthantering bland projektdeltagarna kan försvåra ytterligare.
Det kan finnas dokumenthanteringsplaner inom organisationen som kan användas men utifall det är ett projekt som sträcker sig över flera entiteter så kan det vara svårt att avgöra vilken dokumenthanteringsplan som är lämplig att luta sig mot.

En svårighet som projektledare ofta möter är kultur och historiskt arv gällande vad som är en lämplig hantering av information.
De flesta organisationer brister i medvetande av värdet av den information som hanteras. Avsaknad av en beslutad informationsklassningsmetod försvårar arbetet ytterligare.

2. Vilka samarbetsytor ska användas och vad kan tas bort eller arkiveras?

När projektledaren bygger projektplanen tillsammans med sponsor och nyckelintressenter identifieras oftast väldigt snabbt ett behov av att hantera större mängder med information. Behandlingen sträcker sig över aktiviteter som insamling, till bearbetning, till distribution och till arkivering.

De aktiviteter som behöver utföras kan komma lite undan för undan i projektet men i alla dessa aktiviteter måste projektet ha kontroll över sina informationstillgångar. Vilka samarbetsytor som ska användas och hur och när material ska tas bort eller arkiveras är något som allt för sällan klargörs.

3. Vem ska ha tillgång till vad och hur tilldelas och tas behörigheter bort?

När projekt blir större till antal involverade personer och till mängden information som hanteras tappas lätt överblicken som projektledaren kan ha i ett mindre projekt. Det är inte längre enkelt att peka ut vem som behöver tillgång till vad. Dessutom är det vanligt förekommande att roller är otydliga och det därmed blir svårt att avgöra vem som behöver tillgång till specifik information.

Oftast leder detta till att projektmedlemmar har tillgång till betydligt mer material än de kanske behöver samt att godkännandeprocessen för att få tillgång inte längre alltid strikt följs. Framförallt brukar det vara en utmaning att ta bort tillgång och behörigheter när behovet inte längre finns.

4. Vilken nivå av säkerhetsskydd kräver våra planerade leverabler?

Att klargöra skyddsvärde för något som ännu inte finns kan vara svårt, men likväl bör man göra en rimlig insats för just det. Leverablerna kan vara monetärt värdefulla eller innehålla information som en konkurrent skulle kunna utnyttja. Det kan också finnas lagkrav som ställer krav på skydd. Leverablerna produceras ofta successivt under projektets gång och därmed behöver en rimlig skyddsnivå uppskattas redan tidigt i projektet, även om det givetvis kan uppdateras under projektets löptid. Men att besluta om en skyddsnivå för något som ännu inte finns är utan tvekan en utmaning, som projektledare behöver bemöta.

För att möta de utmaningar som uppstår är planering och tydlighet A och O. Redan från början av projektet, under initieringsfasen, behöver man som projektledare lägga upp en plan för hur dokumentation och annan information ska hanteras. Informationsklassificering ska ske redan från början i projektet varvid olika krav identifieras.

Aktiviteter som tillkommer för att uppnå en säker dokumenthantering, såsom borttag av dokument när projektet är avslutat, ska inkluderas i projektets aktivitetsplanering och tid och andra resurser behöver därför avsättas. Detta minskar risken för att dessa aktiviteter senare bortprioriteras. Att dokumentationen inte hanteras på ett säkerhetsmässigt sätt är en risk och bör inkluderas i projektets riskhantering.

Som alltid är det viktigt att ta stöd och hjälp när så behövs.
Hos oss på Kontract finns kompetens och erfarenhet att tillgå som underlättar väsentligt och gör att ditt nästa projekt bidrar till organisationens gemensamma säkerhet, så tveka inte att kontakta oss!