4 sätt att skapa ökat värde av din IT-infrastruktur

Syftet med denna artikel är att lyfta fram ett par konkreta områden och exempel på hur IT-infrastruktur kan hanteras för att skapa ökat affärsvärde åt vår verksamhet.

De flesta organisationer har, med rätta, svårt att mot verksamheten uttrycka vilket mervärde IT-infrastruktur skapar – än mindre bevisa eller åtminstone åskådliggöra värdet.

I detta sammanhang och resonemang frikopplar vi IT-infrastrukturen i sig från det vi normalt kallar drift. Drift handlar i detta resonemang om att hålla befintliga plattformar flytande avseende exempelvis underhåll och felavhjälpning (incidenter etc). Inom dessa områden är de flesta organisationer i dagsläget tämligen väl utvecklade och processer, rutiner och handhavandeinstruktioner brukar normalt finnas på plats.

De områden rörande hanteringen av IT-infrastruktur som ligger utanför det vi ovan kallar drift brukar dock generellt sett vara mindre välutvecklat. Ofta benämns området IT-infrastructure management inom metodramverk såsom ITIL eller liknande.

Hur bör en organisation då angripa utmaningen att både skapa ökat affärsvärde åt organisationen genom hanteringen av IT-infrastruktur likväl som synliggöra detta värde mot både IT-organisationen som verksamheten i stort?

Fyra kritiska områden för att maximera affärsvärdet av IT-infrastruktur

1. Nyckeltal & SLA’er kopplade till verksamhetsperspektiv

När vi mäter och kommunicerar rörande IT-infrastruktur måste vi anstränga oss att göra det på ett sätt som både vår egen IT-organisation likväl som verksamhet kan relatera till. Med andra ord – vi behöver koppla våra nyckeltal mot ett verksamhetsperspektiv.

Ofta är utmaningen lika stor inom IT-organisationen kring detta område, då fokus på IT-organisationen annars riskerar att bli inåtriktat och teknikorienterat snarare än verksamhetsriktat och värdeorienterat.

För att ge ett konkret och jordnära exempel på detta, ofta används nyckeltalet Servrar som inväntar avveckling för att synliggöra hur måna servrar som skall avvecklas kommande period. Inte sällan drar dessa avvecklingar ut på tiden på grund av allehanda tekniska eller applikatoriska utmaningar. För att få mer driv i frågan kan exempelvis nyckeltalet Licensvärde på servrar som inväntar avveckling användas. Genom att lyfta fram värdet på tillgången tydliggörs varför en förändring är nödvändig och med konkreta incitament för densamma.

Ett exempel till, för datorer och slutanvändare mäts ofta antal incidenter. För att vässa det nyckeltalet ytterligare skulle nyckeltalet Antal indidenter orsakade av bristande tester av mjukvara användas. Denna enkla justering kopplar nyckeltalet till en handling och process som IT på ett mer konkret sätt kan förhålla sig till och agera för att förbättra.

Nyckeltal är ett komplext och omfattande område, vi ger här inte alla svar utan väcker enbart tanken.

2. Kostnadsoptimerade styrprocesser

Som i alla delar av vår verksamhet krävs ofta att den drivs effektivt och målstyrt om vi vill säkerställa maximal effekt. Inom drift, som vi nämnde ovan, är ofta dessa bitar tämligen väl implementerade för de flesta organisationer – ofta då genom exempelvis ITIL processerna incident, problem och change.

Avseende processerna för hanteringen av en organisations IT-infrastruktur ser vi hos flera av våra uppdragsgivare att detta område generellt sett är mycket mindre utvecklat processmässigt än vad driften är. Arbetet inom hanteringen av IT-infrastruktur tenderar att bedrivas mer ad-hoc och ur perspektivet brandsläckning. Exempel på tydliga processer som ofta saknas formellt är bland annat de som rör etablering av ny IT-infrastruktur (design, planering, test, mfl.) samt avveckling (proaktiv livscykelhantering, kontinuerlig förbättring mfl.).

Ska vi leverera maximalt affärsvärde åt organisationen måste vi säkerställa att våra egna arbetsprocesser både är kompletta och optimerade.

3. Maximerad tillgänglighet

Den i särklass mest affärspåverkande komponenten kring IT-infrastrukturen är oplanerad nertid av densamma. Om IT-infrastrukturen inte är tillgänglig när den förväntas vara det drabbas verksamheten negativt.

För att möta upp och reducera riskerna med att detta skall inträffa bör beprövade tekniker såsom clustring och spegling av enskilda system användas. Ur ett lite större perspektiv kan tjänster såsom redundanta datahallar eller disaster recovery (DR) lösningar vara lämpliga.

I detta sammanhang kan även moderna tjänster såsom dynamiskt skalbar IT-infrastruktur och molntjänster komma väl till pass. En intressant variant på detta tema ur ett kontinuitetsperspektiv är sättet att etablera kostnadseffektiva och säkra DR-lösningar genom molntjänster – så kallade pilot light lösningar. Kostnaden för dessa lösningar är när de inte används mycket låg men kapaciteten kan snabbt skalas upp vid behov och en större incident eller katastrof vilket ger en mycket god kostnadseffektivitet.

Som alltid måste de medel som tas till för att säkerställa tillgänglighet vara rätt för just er organisation och situation – annars riskerar kostnaderna att öka utan att något ökat affärsvärde skapas åt verksamheteten. Se nedan.

4. Verksamhetsanpassad IT-infrastruktur

Den IT-infrastruktur som en organisation valt att investera i måste ha en nära koppling till den enskilda verksamhetens egenheter och behov. Denna bedömning måste drivas av IT, men göras tillsammans med verksamheten.

För att exemplifiera, en organisation med en tydlig tillväxtstrategi genom förvärv kan komma att förväntas att på tämligen kort tid skapa upp kapacitetsmässigt i sin IT-infrastruktur. Samma gäller för organisationer med hög variation i system-/verksamhetsbelastning. För att möta detta måste IT-infrastrukturen utformas på ett sådant sätt att den snabbt kan skala upp kapacitetsmässigt, utan att för den sakens skull binda kostnader innan kapaciteten behövs.

Omvänt, en organisation utan dessa förväntade variationer i exempelvis kapacitet bör utforma sin IT-infrastruktur på ett helt annorlunda sätt i syfte att både vara funktionell samt kostnadseffektiv.

Med andra ord så finns det inget mirakelsvar på vad som är rätt och fel i detta sammanhang – detta måste fastställas för varje enskild organisation genom en konsekvens och behovsanalys av verksamheten och dess unika behov av IT-infrastruktur.

Med ett metodiskt arbetssätt är det ofta enkelt att både öka affärsvärdet av en organisations IT-infrastruktur samt synliggöra detta mot verksamheten. Vi kommer framåt adressera denna viktiga fråga även inom andra områden – och även där titta på hur affärsvärdet av IT kan ökas.