Förändringsledning
Fem vanliga fallgropar i IT-projekt
I en rapport från Sveriges Kommuner och Landsting konstateras att ”84 % av alla IT-projekt som slutförts under året har varit misslyckade. När det gäller systemutvecklingsprojekt är det färre än 10 % som varit lyckade”. Även Gartner, The Standish Group och Projectplace International redovisar liknande statistik. Att endast ca 20 % av alla IT-projekt uppfattas som lyckade borde skrämma vilken företagsledning eller investerare som helst, att ge sitt godkännande eller ekonomiska medel till att genomföra ett inköp eller en upphandling av IT-stöd.
Att så inte är fallet i verkligheten beror dels på att den tekniska utvecklingen hela tiden går framåt, varför IT-stöd kontinuerligt måste förändras och förnyas och dels blir IT-stödet en allt större och viktigare del i att få organisationer att fungera och bli mer effektiva.
Ordet IT-projekt är ett vidsträckt begrepp och kan omfatta utveckling, outsourcing, uppgradering, implementering och avveckling av IT-stöd i form av mjukvara, hårdvara eller bådadera. Generellt för IT-projekt är dock att de är mer komplexa, resurskrävande och tidsbegränsade än en mera ordinär daglig rutinartad arbetsinsats. Oftast föregås IT-projekt därför av en upphandling.
Fallgropar som kan ge upphov till att IT-projekt misslyckas är följande:
- Otydligt vad nyttan är med projektet
Eftersom IT-stöd oftast är virtuellt och tjänstefierat är det lätt att ett IT-projekt initieras utan att den egentliga nyttan för berörda verksamheter är identifierad. Detta kan leda till olika parter inom organisationen har olika förväntningar på resultatet vilket i slutändan leder till missnöje. - Berörda parter inom organisationer är inte tillräckligt delaktiga i projektet
Det finns en risk att ett IT-projekt bara blir ett slutet projekt för några få människor i organisationen. Konsekvensen av detta är att de som ska använda eller ta emot resultatet sätter sig på tvären och inte alls vill kännas vid det nya IT-stödet då de inte fått vara med och påverka. - Kraven på IT-stödet är otydliga och ofullständiga
I ett IT-projekt där krav på funktionalitet, teknik, tillgänglighet och dylikt kan uppfattas på annat sätt av leverantören riskerar det att leda till att IT-stödet inte uppfyller de förväntningar som finns. Om inte alla krav finns med från början så är sannolikheten än större till missnöje inom organisationen och dessutom att budget och tidplan spricker om ny funktionalitet ska läggas till i efterhand. - Projektet saknar tillräckliga personella resurser
I ett IT-projekt där alltför stor tilltro finns till att arbetet inte borde kräva någon egen större arbetsinsats eller att leverantören ska göra merparten av arbetet riskerar att haverera. Alla IT-projekt kräver oftast att den egna organisationen är djupt delaktig. - Tidplanen för projektet är för snäv
Om ett IT projektet har planerats med en pressad tidplan i syfte att få ett effektivt projekt så blir oftast resultatet tvärtom. IT-projekt är ofta komplexa varför tid är en faktor som noggrant måste analyseras och beaktas.
Att lyckas med IT-projekt kräver ett proaktivt förhållningssätt från projektledaren. I vårt whitepaper om att driva förändringsarbete, situationsanpassad förändringsledning kan du läsa mer om hur man kan driva förändringsarbetet. Flera av svårigheterna ovan kan dock hänföras till direkta hygienfaktorer i ett projekt. Exempelvis att i uppstartskedet tydliggöra vad som är effekt respektive projektmål, arbeta med resursplanering parallellt med aktivitets-, och kommunikationsplan, samt att sätta avstämningspunkter och fallbackplaner.
