Organisatoriska förberedelser inför att arbeta på distans

Ofta finns redan de tekniska lösningarna helt eller delvis redan på plats för detta och vi ser nu att de rullas ut i hög takt. Detta anser vi vara mycket positivt men vi vill också lyfta fram för att kunna arbeta på distans på ett effektivt sätt inte i huvudsak är en teknisk fråga utan att det i grunden handlar om att medarbetare på ett tryggt och säkert sätt ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.

I de fall verksamheten är samhällskritisk får den inte heller mista sin funktion i de fall medarbetare måste arbeta på distans. därför är det av största vikt att verksamheten är förberedd på vad detta innebär. Det är även viktigt generellt för företag att anpassa sig efter detta nya arbetssätt som kommer breda ut sig allt mer i vårt arbetsliv.

I ett lite längre perspektiv så kommer arbetstagare i allt större utsträckning ställa krav på arbetsgivare att erbjuda en större flexibilitet i arbetssätt och i dessa fall är möjligheten till att arbeta på distans avgörande.

Grunderna för att kunna arbeta på distans

Några grundläggande steg är att implementera följande hjälpmedel och åtgärder;

Se till att tekniken som behövs är på plats.

Om medarbetare ska kunna genomföra sina arbetsuppgifter på distans behöver de förses med rätt tekniska hjälpmedel. Detta kan innebära bärbara datorer, plattor, mobiltelefoner eller rätt program på en hemmadator. Dessa hjälpmedel behöver vara förberedda med de tekniska verktygen som behövs för att denne ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, på ett korrekt sätt, på distans. För ytterligare information, läs artikeln: 7 nycklar för att distansarbete ska fungera.

Se till att policys och riktlinjer är på plats.

Medarbetare behöver göras medvetna om vad som gäller när de arbetar på distans. Information om vad man exempelvis får skicka via mail eller behöver dela via interna kanaler. Det är även av vikt för verksamheten att informationssäkerhetsrutiner är på plats för att undvika incidenter när datorer och material tas med från en arbetsplats.

Se till att utbildningsmaterial och lathundar är på plats.

Är medarbetare inte vana vid att arbeta på distans så kommer det uppkomma frågor gällande det praktiska användandet av verktygen. För att inte överlasta supporten behöver man då ha tydliga instruktioner som beskriver hur verktygen ska användas.

Uppmuntra teamarbete, även vid arbete på distans.

Att ledningen uppmuntrar exempelvis avdelningar och projektgrupper att arbeta på distans leder till att fler känner sig trygga i att nyttja de tekniska verktyg som tillhandahålls av organisation.

Regelbundna avstämningar med närmsta chef.

Detta är viktigt för att medarbetarna ska känna sig trygga och uppdaterade om behovet av distansarbete uppkommer med kort varsel. Detta gäller särskilt i de fall där medarbetare är vana vid att arbete i nära kontakt med chef eller ledning. Att regelbundet kommunicera med medarbetarna skapar en trygghet som säkerställer att man kan utföra sina arbetsuppgifter på ett tryggt och tillfredsställande sätt.

Att säkerställa att detta, tillsammans med ytterligare frågeställningar aktuella för verksamheten, är besvarade är av stor vikt. Speciellt under förhållanden där man behöver möjliggöra för medarbetare att kunna utföra sina arbetsuppgifter på distans.

Att arbeta på distans ökar kraven på informationssäkerhet

Det är även viktigt att se till att man inte tummar på informationssäkerheten. Att på mycket kort tid gå till arbete på distans kan leda till bristande informationssäkerhet. Plötsligt riskerar informationen att kunna nås oavsett plats och exempelvis även lagras på hemdatorer eller liknande. I kölvattnet av snabbt ökande grad av arbete på distans så är informationssäkerhet ännu viktigare.

Klassificering av information en förutsättning

Därför rekommenderar vi alla företag som hanterar känsligt material se över informationsklassning av materialet för att säkerställa att dessa är korrekta och efterföljs. Detta gäller inte enbart för myndigheter som hanterar information i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen utan även privata företag där informationen kan utgöra företagshemligheter. Det är viktigt att man får klara tydliga sätt och regler som gör det lätt att förstå för den anställde vad som är vad i sin hantering av företagets information.

Här är en stor säkerhetsbrist då man inte förstår vad det innebär att lägga information på t.ex. en gemensam molnbaserad plattform för lagring av filer för ett projekt.

Några exempel:

• Andelen företag som utsätts för IT-brott har ökat med 10 procent de mellan åren 2017 och 2019. Detta innebär en ökning från ca 20 % till ca 30 %.
• Tänkvärt citat från Carl Önne, informationssäkerhetsexpert på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB): ”Företagare har inte säkrare beteende än befolkningen i stort, visar en jämförande undersökning. Det är ett allvarligt hot mot förtroendet för digitaliseringen i samhället. Företag utsätter sig för ekonomiska risker om de drabbas av avbrott och förtroende kan skadas om till exempel kunders information läcker till obehöriga.”
• Ett av tre företag har idag drabbats av någon form av IT-brott. ”När brott mot företag diskuteras i samhällsdebatten brukar det handla om stölder, inbrott och skadegörelse. Men en stor del av brotten begås inte med kofot utan genom bedrägerier och dataintrång på företagets elektroniska enheter” säger Lotta Mauritzson, brottsförebyggare på polisens nationella bedrägericenter.
• Medarbetare hot mot säkerheten. Lösenord och mjukvaruhantering kritiska punkter gällande informationssäkerhet. Var femte företagare över 65 år uppger till Företagarna att han eller hon inte funderar över sina lösenord, vilket är oroväckande och man ser även att var femte företagare som är över 55 år inte skyddar sin företagsmobil med skärmlås.

De positiva effekterna överväger

När dessa organisatoriska moment är på plats inom organisationen och fungerar bra har de följande positiva effekter på verksamheten:

• Medarbetare som arbetar på distans känner sig inte isolerade.
• Arbetet inom organisationen rullar på som vanligt.
• Möjligheten till videokonferenser bidrar till sammanhållningen på arbetsplatsen.
• Bra förberedelser minskar överraskande moment för den anställde.
• Bidrar till förbättrad arbetsmiljö.
• Samarbetet mellan kollegor inom projekt kan fortsätta genom dokumentdelning och distansmöten.

I sammanhanget anser vi att de positiva effekterna med råge överväger de negativa. Med relativt små medel kan de potentiellt negativa konsekvenserna av ökad andel arbete på distans begränsas.

Behöver din organisation hjälp med att möjliggöra arbete på distans? Kontakta oss idag!