Microsoft Teams: Framtidens ersättare för Skype for Business

I september 2017 meddelade Microsoft att Microsoft Teams kommer att ersätta Skype for Business. Sedan tillkännagivandet har Microsoft kraftsamlat sina utvecklingsinsatser kring Teams för att skifta funktionaliteten till denna samverkansplattform. Slutdatum för detta är satt till den 31 juli 2021.

Därefter är det Microsoft Teams som gäller för hela slanten, på bekostnad av Skype for Business.

Detta skifte, från Skype for Business och till Microsoft Teams, har medfört en del osäkerhet för befintliga användare av plattformarna och många har ställt frågor om hur detta kommer att påverka dem.

I den här bloggen ska vi besvara några av de vanligaste frågorna om framtiden för Skype for Business.

Framtiden för Skype for Business

Som nämnts ovan är planen att fasa ut Skype for Business den 31 juli 2021. Microsoft har tidigare nämnt den 1 oktober 2018 som deadline för att erbjuda Skype för Business Online till alla nya kunder.

Detta har bekräftats i Microsofts senaste tillkännagivande och från och med den 1 september 2019 hänvisar Microsoft alla nya Office 365 kunder till Teams för funktionerna chatt, möten och samtalsfunktionalitet. Detta påverkar dock inte befintliga Skype för Business Online kunder. Fram till den 31 juli 2021 kommer man fortfarande kunna lägga till nya användare till tjänsten.

Varför byter Microsoft från Skype for Business till Microsoft Teams?

Den främsta anledningen är att Microsoft vill förse organisationer och företag med ett enda nav för samarbete. Teams respektive Skype for Business har i viss mån överlappat varandra på denna punkt. Även om produkterna kommer från lite olika håll och bakgrund har dessa över tid vävts samman och överlappat allt mer.

Uppdateringarna av Teams-plattformen som gjorts på senare tid har inneburit att produkten nu kombinerar mötes- och kommunikationsfunktionerna i Skype for Business med samarbetsverktygen, app-integreringen, fillagring och delning av Microsoft Teams i en gemensam plattform.

Denna moderna molnbaserade infrastruktur skapar nya upplevelser för möten och samtalsmöjligheter vilket gör det möjligt för användarna att bättre utnyttja sin mest värdefulla tillgång – nämligen sin egen tid.

Hur och när uppgradera till Teams? Förstudien har svaren.

Microsoft uppmanar kunderna att prova använda Teams parallellt med Skype i ett första skede så de lär sig att hantera den nya plattformen för att sedan gå över helt till Teams. Det kan vara ett lämpligt steg för en mindre gruppering eller för IT-avdelningen själva.

I ett lite bredare perspektiv anser vi att det för att lyckas krävs både exempelvis förändringsledning, utbildning och en tydlig kommunikationsplan. Detta kommer man såklart inte åt genom att experimentera lite med produkten i vardagen.

Med tanke på det relativt närliggande datumet då Skype ska vara ersatt av Teams anser vi att en lämplig väg framåt redan nu vore att inleda en förstudie inför skiftet till Teams. Syftet med förstudien är både att lite praktiskt bekanta sig med produkten men framförallt att utvärdera potentialen kring ett skifte till Teams, hur detta påverkar verksamheten samt vilka konsekvenser som detta kan föra med sig. Med konsekvenser menar vi både tekniska som organisatoriska.

Ett av de vanliga tekniska områden som behöver genomlysas i förstudien är de befintliga integrationer som ni redan har i Skype. Exempel på detta är videobryggor, telefonisystem och operatörstjänster. Här kan ett arbete krävas mot andra externa leverantörer och tjänster, vilket påverkar er tidplan och förutsättningar för att uppgradera.

Med detta beslutsunderlag på bordet kan tidpunkt, budget och grov plan för när och hur just er organisation ska gå över till Teams fastställas.

Hur kan jag förbereda mig för och genomföra uppgraderingen till Microsoft Teams?

När man är redo att flytta helt till Teams finns det två av Microsoft tillhandahållna uppgraderingsalternativ som kan hjälpa dig med framförallt de tekniska aspekterna kring migreringen.

Upgrade Basic är utformat för mindre organisationer och företag eller de som använder Skype for Business-Online endast för chatt och möten. Det är en accelererad åtgärdsplan för att genomföra en flytt från Skype for Business till Teams som innehåller grundläggande och rekommenderade aktiviteter och tillhörande resurser och är utformat med tank på att du ska uppgradera hela organisationen till Team på en gång. Typisk tidsåtgång är 1 – 1,5 månader.
Upgrade Pro är utformad för större organisationer och företag eller de som har en mer komplex Skype for Business (d.v.s. en hybrid-distribution) miljö. Detta är en mer utdragen uppgradering som erbjuder mer detaljerad vägledning och planeringsresurser som bättre kan uppfylla organisationens unika attribut. Denna stegvisa metod tar vanligtvis cirka 3 – 4 månader.

Vi rekommenderar att du tar en titt på båda dessa alternativ för att avgöra vilket som är bäst lämpad för behovet i din verksamhet.

Som så ofta är fallet med rekommendationerna från produktleverantören så beaktar dessa två uppgraderingsvägar framförallt de tekniska aspekterna på uppgraderingen och utrullningen av den nya programvaran med tillhörande funktionalitet.

För att lyckas få rätt effekter av uppgraderingen tycker vi att angreppssättet för detta bör vara att detta framförallt är en verksamhetsförändring med målet att medarbetarna inom verksamheten ska arbeta exempelvis effektivare, smartare och mer flexibelt.

Med denna utgångspunkt så räcker det inte med att enbart använda uppgraderingsvägarna ovan. Ett förändringsprojekt bör tillsättas för genomförandet.

Förändringsprojekt säkerställer verksamhetsnytta

Att enbart byta en teknologi till en annan och fortsätta arbeta på samma sätt ökar inte mervärdet för er organisation särskilt mycket. Det är först när användarna börjar nyttja den nya plattformen, Microsoft Teams, på de nya sätt som är möjligt som mervärdet ökar.

Bland de vanliga misstag vi ofta ser i dessa fall finns bland annat:

Arbetet drivs från IT avdelningen och övriga verksamheten utanför IT inkluderas inte vare sig tillräckligt tidigt eller i tillräcklig utsträckning.
Befintliga processer och arbetssätt optimeras inte mot vad som är möjligt genom produkten. Exempelvis hur möten, diskussioner och fildelning kan bedrivas för de olika processerna eller arbetsgrupperna inom organisationen.
Utbildningsbehovet hos slutanvändare glöms bort eller prioriteras inte tillräckligt. Leder till att produkterna inte används fullt ut.

För att lyckas fullt ut med en övergång till Teams så är vår erfarenhet att arbetet kräver ett sammanhållande förändringsprojekt med två olika delprojekt:

Delprojekt verksamhetsförändring: Syftet med detta delprojekt är att identifiera, utveckla och införa de nya arbetssätt ute i verksamheten som är möjliga i den nya samarbetsplattformen

Delprojekt teknisk förändring: Syftet med detta delprojekt är att driva den tekniska förändringen från ax till limpa. Identifiera integrationer och områden som behöver hanteras innan, under och efter migreringen så att upplevelsen blir så optimal som möjligt för användarna

Vad är viktigt att tänka på efter en uppgradering till Teams?

Under perioden efter en uppgradering så kommer administratörerna att kunna se ett läge ”endast Teams” i din administrationsportal för Teams. För att slutföra uppgraderingen till Teams måste du aktivera Teams för var och en av dina användare.

När du gör det kommer användarna att se ett antal saker som kommer att hända:
Användarnas Skype för Business-klient kommer att inaktiveras för användning.
Alla samtal och IM kommer att gå igenom Teams.
Om det finns Skype för Business-möten som har schemalagts före övergången kommer dessa fortfarande att köras via Skype for Business.
Alla nya möten som schemaläggs i Outlook kommer att schemaläggas i Teams.
Om användarna försöker logga in på Skype for Business får de ett meddelande om att de har uppgraderats till Teams.
Användare behöver manuellt kunna avinstallera Skype for Business klienten från sina enheter.

Support under och efter uppgraderingen

Behovet av support mot användare internt i verksamheten kommer med sannolikhet att öka perioden under och omedelbart efter en migrering. Tyvärr oavsett hur pass bra förberedelser som genomförs. Detta kräver att man tidigare säkerställt att användarna har fått en gedigen användarutbildning ur alla tänkbara aspekter. Detta gäller så klart även för supportpersonal som kommer att stötta användarna.

Förvaltning efter genomförd uppgradering

Ett annat viktigt perspektiv är förvaltningen av det nya systemet. Det händer lätt att det glöms bort eller att man underskattar skillnaderna mellan den tidigare applikationen Skype for Business och nya Teams.

Då Teams jämfört med Skype erbjuder en betydligt större potential för verksamhetsspecifika anpassningar och funktioner behöver man vara medveten om att detta medför en större förvaltningsinsats. Detta bör planeras för redan under förberedelserna inför uppgraderingen. Vi rekommenderar att en genomlysning av befintlig förvaltningsmodell för Skype for Business och bedömning hur denna påverkas av övergången till Teams genomförs.

Möjligheter till antingen förbättrad eller försämrad säkerhet

Microsoft Teams skapar jämfört med Skype for Business helt nya möjligheter för filhantering och dokumenthantering. Denna möjlighet kan innebära ökad produktivitet och samarbete inom organisationen men ställer i sin tur nya krav kring exempelvis säkerhetsklassning av dokument och filer.

Vad kan exempelvis klassificeras för internt respektive externt bruk?

Även hur man lägger upp och hanterar grupper i Teams är viktigt att fundera på och ha en plan för. Ett högt mervärde av Teams är den decentraliserade struktur för samarbete och samverkan som plattformen möjliggör. Små arbetsgrupperingar kan sättas upp enkelt, och samarbeta effektivt genom Teams.

Ur ett säkerhetsperspektiv innebär detta en utmaning som behöver hanteras, så att fel information inte ”får fötter” och ges tillgång till mot användare som inte är behöriga. Den decentraliserade strukturens baksida är att det kan vara svårt att få överblick och ha kontroll på informationen. Tänk till på förhand är vår tydliga rekommendation.

Sammanfattande rekommendation

Att framtiden ligger inom Microsoft Teams och inte i Skype for Business är ett faktum. När Microsoft så tydligt pekar ut riktningen mot Teams som plattform för detta ändamål så kommer det att bli så. Tiden går fort och 31 juli 2021 kommer att vara över oss fortare än vad vi tror. Därför behöver förberedelser skapas och den framtida plattformen utvärderas och planeras för redan nu.

Vi anser från vår sida även att mervärdet som kan skapas i verksamheten via Teams är väsentligt högre än det som kan skapas via exempelvis Skype. Vår rekommendation är därför att alla kunder med befintliga Skype-installationer så bör ni redan nu utvärdera Teams ur perspektivet att öka värdet som ni kan tillhandahålla till er verksamhet.

Detta oavsett det kommande tvingande plattformsbytet eller inte.

Relaterat: