Digitalisering
Hur frambringar er organisation användarnas medvetenhet kring policys & riktlinjer?
Att nå en tillfredsställande grad av medvetenhet hos användare gällande IT relaterade policys och riktlinjer kan vara en utmaning. Orsaken till detta kan bero på en rad olika faktorer. Exempelvis kan behovet och syftet av policyn vara oklar, men det kan även bero på brist på intresse hos användarna. Denna artikel ger dig tips om hur du skapar medvetenhet hos användarna om just er organisations policys och riktlinjer.
De flesta verksamheter har en IT-policy eller riktlinjer för hur IT-användningen bör fungera på arbetsplatsen.
Den kan innehålla information om vad man får ansluta till arbetsplatsens nätverk, hur e-post bör hanteras eller hur man skyddar sin utrustning när man exempelvis är ute och reser.
Vår erfarenhet visar dock att en IT-policy eller riktlinje kan vara svår för användarna att ta till sig. Det kan ofta vara för mycket text eller begrepp som kan göra det svårt att förstå för en vanlig användare att ta till sig informationen.
Studier visar att 42 procent av vuxna svenskar inte når upp till nivån för goda läsare. 13 procent av vuxna svenskar upplever dessutom att de har svårt att ta till sig och förstå vanlig skriven text*.
Att dessa dokument och riktlinjer dessutom kan ta en stund att läsa leder ofta till att användaren väljer att prioritera annat.
Så vad kan arbetsplatser göra för att se till att policys och riktlinjer inte bara tar utrymme på hårddiskar och i personalpärmar?
Nedan följer några enkla steg på hur ni kan inleda ert arbete för att öka medvetenheten hos era användare:
1. Skapa policy/riktlinjer för IT-användning
Om detta saknas är det hög tid att formulera en sådan. Några viktiga punkter att tänka på vid skapandet av sådana dokument är att besvara frågorna hur, var och varför för att arbeta fram så tydliga riktlinjer som möjligt, använda ett enkelt språk samt skriva kort och koncist.
Vi på Kontract hjälper gärna till i arbetet med att skapa olika typer av styrdokument.
2. Publicera
Publicera policyn/riktlinjerna på lämpligt sätt. Ofta har verksamheter ett intranät som kan vara en lämplig plats att dela information på. Viktigt vid publicering av nya riktlinjer är tanken bakom dessa – Varför inför vi dessa, Vad är syftet och Hur vill vi att våra användare ska förhålla sig till de. Det är även viktigt att det kommuniceras ut ordentligt var dokumenten kan hittas.
3. Uppmana användarna
När dessa tre steg är uppfyllda så är det tags att se till att medarbetarna faktiskt följer det som har fastslagits i dokumenten, för vad är poängen med en massa policys och riktlinjer om ingen följer dem?
6 enkla åtgärder för att tillföra medvetenhet av en större mängd svårförstådd information är att:
- Dela upp informationen i mindre portioner.
- Förenkla och förklara med ett enklare språk.
- Rubriker ska vara så korta som möjligt, men ändå beskriva innehållet i texten och väcka intresse för fortsatt läsning.
- Kan någon del av texten göras om till punktlista?
- När det viktigaste kommer först får fler människor del av det viktigaste innehållet.
- Nyckelord i fetstil kan göra det lättare för läsaren att orientera sig i texten.
Detta betyder inte att aktuella policys och riktlinjer behöver göras om, utan att innehållet kan paketeras på ett mer attraktivt och tillgängligt sätt.
På det här sättet blir det lättare att förstå budskapet, det tar inte mycket tid i anspråk av läsaren och företaget/organisationen når ut med viktig information och undviker på så sätt att onödiga misstag begås.
Behöver ert företag hjälp att skapa styrdokument eller strukturera upp era arbetssätt för att policys och riktlinjer ska fungera så bra som möjligt? Kontakta oss så kan vi diskutera vad som skulle passa bäst just för er!
*studie från PIAAC 2012
