Digitalisering innebär nya krav och möjligheter

Siffrorna kommer från SCB och uppdaterades under senhösten. De bekräftar en hel del av de trender och tendenser som vi i branschen kan utläsa kring företagens användande av IT, och de säger också en hel del om förutsättningarna och villkoren för Sveriges företag. Kraven på investeringar är skyhöga såväl från verksamheten som från omvärlden.

Men en fråga – extra intressant för en CFO – kvarstår: måste IT-budgeten faktiskt öka så här dramatiskt?

Mitt svar på den frågan är: både ja och nej.

Bryta ner statistiken i dess olika delar

För att beskriva trenderna och utveckla mitt något ambivalenta svar på den högst relevanta budgetfrågan vill jag bryta ner statistiken i dess olika delar och se närmare på vad de olika siffrorna egentligen innebär.

Låt oss börja med den mest anmärkningsvärda siffran i SCB:s statistik, nämligen att företagens kostnader för mjukvara ökar allt snabbare för varje år som går. Totalt la företagen nästan 28 miljarder kronor på mjukvaror 2015. Sedan året innan är det en ökning med 14 procent, och sedan 2009 har den ökat med 59 procent. Ökningen går med andra ord fortare och fortare för varje år.

Detta är en konsekvens av att IT-intensiteten i företag ökar hela tiden och då ökar även antalet eller omfattningen på de mjukvaror som används. Trenden om en ökad digitalisering står sig fortsatt stark, och utvecklingen går bara fortare och fortare. Förmodligen känner du igen tendenserna även från din egen organisation.

Men det finns ytterligare en dimension av den här trenden, och den syns inte i statistiken. Tidigare handlade många IT-kostnader om att köpa dyra licenser, utveckla mjukvaror eller göra andra stora investeringar som betalades av på lång tid och band upp kapital. Intåget av molntjänster, outsourcing och on-demand-upplägg har gjort om kapitalkostnader till löpande kostnader, och på så sätt frigjort stora mängder kapital. IT-utvecklingen har alltså effekter inte bara i resultaträkningen utan även i balansräkningen.

Allt mer av företagets verksamhet sker digitalt och det skapar ett snabbt ökat behov av system för att hantera, lagra och processa företagets data. Att verksamheten blir mer och mer digital öppnar i sig också frågeställningar kring aspekter som säkerheten i systemen. När vi integrerar även våra kunder, leverantörer och partners direkt i företagets IT-system blir säkerheten central och resurserna det tar i anspråk att hantera säkerheten ökar kostnadsbilden.

Det är i det ljuset kanske inte heller så förvånande att det framför allt är de branscher som redan har höga kostnader för mjukvara som ökar sina utgifter allra mest. Det ser jag dagligen när jag möter våra kunder och det syns i SCB:s statistik. En sådan bransch är kreditinstitut och försäkringsbolag. Branschen står ensam för nästan 25 procent av de totala mjukvarukostnaderna vilket gör den överlägset störst. Branschen är också den som ökat sina utgifter för mjukvara kraftigast, med hela 120 procent sedan 2009.

Att det är just finans och försäkring som har så höga mjukvarukostnader är inte helt förvånande. Finans och försäkring lever under höga regulatoriska krav, inte minst avseende säkerhet, men branschen ligger även i framkant när det kommer till att digitalisera till exempel kundmötet. Hela affären är digital, vilket kräver avancerad mjukvara som naturligtvis kostar pengar.

Men även om finans och försäkring digitalt ligger i framkant kommer utvecklingen förr eller senare till alla branscher. Frågan du måste ställa dig är därför om ni i er organisation är beredda på den här utvecklingen, och om ni har rätt processer internt för att hänga med.

Det är i dag viktigare än någonsin att din organisation har rätt digital förmåga. Capability Management är ännu ett relativt ovanligt arbetssätt i Sverige, men det ­kommer bli viktigare och viktigare för digitala organisationer, och digitala måste vi alla bli förr eller senare.

I grund och botten baseras ­Capability Management på att förena processer, människor och teknik över hela värdekedjan och organisationsstrukturen för att dra nytta av organisationens samlade potential och förmåga. Fördelarna är förstås uppen­bara; organisationen får en förståelse för vilka förmågor den redan besitter och vilka förmågor den vill nå, kan fokusera på förmågor som ger konkurrensfördel och bäst affärsvärde och kan leda och hantera prestationsförbättringar i organisationen genom att utveckla förmågor.

Det sätter fokus på en viktig aspekt, nämligen att de nya funktionerna och den ökade digitaliseringen, inom så gott som alla branscher, också är förknippade med att skapa värde i företaget, eller kanske till och med intäkter. Det gör att totalkalkylen troligtvis inte är lika dramatisk som det här diagrammet visar.

Outsourcing reducerar ­leasingkostnaderna

Samtidigt som kostnaderna för mjukvara ökar har företagens kostnader för leasing inom IT minskat kraftigt. Sedan 2011 har företagens kostnad för leasing av IT-utrustning nästan halverats från nästan tio miljarder till bara drygt fem.

Jag tror att detta bland annat är orsakat av en stark positiv trend inom outsourcing av IT. Det ser vi inte minst själva genom ökade förfrågningar att driva IT-upphandlingar åt våra kunder.

Det blir i dag allt ovanligare att företag äger sin egen utrustning. Därmed minskar även leasingen som finansieringsform hos företagen. Istället outsourcas hela eller delar av IT-leveransen till externa parter och därmed förflyttas eventuella leasingfrågor från företaget till outsourcing-leverantören.

En bransch som går emot strömmen är den som SCB benämner ”Handel och serviceverkstäder för motorfordon och motorcyklar”. Branschens kostnader för leasing av IT-utrustning har ökat med 35 procent sedan 2009. Även om det står i bjärt kontrast till den övriga statistiken så finns troligen förklaringen i en mycket hög utvecklingstakt rörande IT i denna bransch. Branschens totala IT-kostnader har ökat med hela 75 procent sedan 2009.

Mindre företag får ökade behov

När vi bryter ner siffrorna utifrån företagsstorlek ser vi att det är små företag som står för den största ökningen rent procentuellt, även om det fortfarande är storföretagen som bidrar med flest kronor och ören till marknaden. Det är så klart inte så förvånande i ljuset av att tekniken i dag är mer lättillgänglig än någonsin och att kraven som tidigare bara gällde större företag och institutioner nu börjar gälla även mindre organisationer. Detta kommer också som en följd av att tekniken i dag är både mer lättanvänd och utformad även för mindre organisationer, tillsammans med att den nu är billigare och därför finns tillgänglig för mindre ekonomier.

Samtidigt är detta också den stora paradoxen när det gäller de mindre företagen. Det faktum att tekniken går ner i pris och hamnar på en nivå med lägre investeringströsklar gör att de små företagen spenderar mer pengar och ökar sin andel av den stora kakan av IT-utgifter. Men vi ska heller inte glömma bort att det även här är så att IT-tjänsterna bidrar med värde till organisationen och att en ökad kostnad på IT-sidan ändå inte behöver innebära ett försämrat resultat.

Så – måste budgeten öka?

IT-funktionen har i dag stora krav på sig att optimeras och kostnadseffektiviseras, men den har samtidigt också större möjligheter till just det än någonsin förut. IT-budgeten kan delas upp i tre delar: underhålla befintlig IT, utöka befintlig IT när organisationen växer och att utveckla nya IT-lösningar. En organisation som vill ligga i framkant måste lägga resurser på att utveckla eller uppfinna nya lösningar. I takt med att nya problem och utmaningar dyker upp allt snabbare i dagens digitala samhälle vågar jag gå så långt som att säga att innovationskraften inom IT-funktionen på sikt inte ens bara handlar om att ligga i framkant eller inte, utan till och med blir avgörande för organisationens överlevnad.

Med rätt IT-styrning kan befintliga processer optimeras så att samma leverans tar mindre resurser i anspråk, både ekonomiskt och personellt. En organisation som lyckas med det kan styra om resurser från underhåll och förvaltning till utveckling och innovation, och alltså genomföra innovationen även med oförändrad IT-budget.

Digitaliseringen gör att vi i framtiden inte kan styra IT enbart på kostnad enligt ­klassiskt manér. När IT på ett tydligare sätt kan synliggöra sitt bidrag till verksamheten och till affärsvärdet blir det både nödvändigt – men också äntligen möjligt – att intäktsstyra IT, parallellt med klassisk kostnadsstyrning.

Slutsats – vi upphandlar bättre och skapar mer värde

Vad kan vi då dra för slutsats ur all denna statistik kring företagens IT-kostnader? Och måste budgeten verkligen öka framöver? För egen del ser jag det som positivt att svenska företag fortsätter att öka sina investeringar i IT. Detta innebär sannolikt att företagen vill ligga i framkant i den digitala ekonomin och att varje kostnadskrona på IT leder till minst ett par intäktskronor för företaget.

Jag är övertygad om att ökningen inte är en effekt av sämre upphandling utan snarare tvärtom. Jag ser att vi tillsammans för varje år blir bättre på att upphandla IT-tjänster och få ut maximalt värde ur de kostnader vi tillåter oss spendera, och därför tror jag att de ökade kostnaderna bidrar med exponentiellt ökad effekt och resultat. Det tror jag gynnar svenska företags konkurrenskraft på en internationell marknad och gör att Sverige kan behålla sin position som ledande IT-nation i världen.