7 nycklar för att distansarbete ska fungera

Detta ställer krav på verksamheter att tillgodose sina anställda med de tekniska förutsättningarna som kan tänkas behövas för att på ett korrekt och effektivt sätt genom distansarbete kunna genomföra sina arbetsuppgifter.

Erfarenheten vi själva dragit från våra uppdrag inom detta område visar att ett effektivt genomförande ofta uppnås genom bra förberedelser. Kort och gott ett strukturerat sätt att genomföra de åtgärder som är nödvändiga för att anställda på ett tryggt och säkert sätt ska kunna arbeta på distans.

Att tänka till på förhand gör införandet betydligt enklare.

För att kunna säkerställa att detta behov möts behöver man först och främst identifiera verksamhetens behov. Olika typer av system kräver exempelvis olika tekniska förutsättningar för att möjliggöra arbeta på distans.

Genom att förbereda organisationen på ett korrekt sätt gällande distansarbete kan följande positiva effekter uppnås;

• Anställda känner sig inte isolerade.
• Arbetet inom organisationen rullar på som vanligt.
• Möjligheten till videokonferenser bidrar till sammanhållningen på arbetsplatsen.
• Bra förberedelser minskar överraskande moment för den anställde.
• Bidrar till förbättrad arbetsmiljö.
• Samarbetet mellan kollegor inom projekt kan fortsätta genom dokumentdelning och distansmöten.

Nycklar för möjliggörande

Några grundläggande frågeställningar att lösa vid möjliggörande av distansarbete är;

Har alla inom verksamheten tillgång till bärbar dator för att tillse behovet att arbeta på distans? Finns licenser för programvara till alla?

Även anställda som i vanliga fall arbetar vid stationära datorer kan behöva arbeta på distans och behöver förses med bärbara datorer för att både förenkla arbetssituationen och säkerställa att anställda inte arbetar med känsligt material på privata datorer.

Har anställda tillgång till mobiltelefoner eller likvärdigt?

Inom vissa arbetsplatser sker majoriteten av kommunikationen genom mobiltelefoni eller interntelefoner. Det är därför viktigt att man även vid distansarbete har möjlighet att upprätthålla den interna och externa kommunikationen. Detta oavsett om det innebär att man får förse anställda med mobiltelefoner eller tillse att program som är att likställa med denna typ av kommunikation finns på plats. Detta blir av extra vikt om kontakt med externa är beroende av tillgänglighet på specifika nummer.

Finns det rutiner och riktlinjer som personalen behöver förhålla sig till vid distansarbete?

De anställda behöver ha fastställda dokument att förhålla sig till vid distansarbete så att de är medvetna om hur de ska bete sig/gå till väga i olika situationer. För att läsa mer om hur en organisation kan förbereda sig för kravet på distansarbete se följande artikel: Organisatoriska förberedelser för att arbeta på distans.

Kommer detta innebära potentiell extra belastning på intern service-desk?

Om inte alla inom verksamheten har vanan inne att arbeta på distans kan det innebära att extra support kan behövas för att tillse detta ökade behov.

Har man tillräcklig VPN kapacitet för att alla anställda ska kunna arbeta på distans samtidigt?

Detta kan vara avgörande för att alla anställda ska kunna vara uppkopplade och inloggade på specifika program samtidigt.

Har man licenser för program som tillåter distansmöten?

Detta kan exempelvis vara Teams inom Microsoft Office 365, Zoom eller övriga program som tillåter möten på distans. Det finns en mängd olika produkter som kan användas för att underlätta vid distansarbete. Oavsett vilken lösning man använde bör man även se till att den kan har tillräcklig kapacitet för verksamheten och inte fungerar bristfälligt.

Har anställda som arbetar med känsligt material korrekta informationssäkerhetsåtgärder på plats?

Det är av stor vikt att informationen på de anställdas datorer skyddas på ett korrekt sätt för att inte riskera att en incident sker.

Enkla tekniska lösningar för distansarbete

Att säkerställa att detta, tillsammans med ytterligare frågeställningar aktuella för verksamheten, är besvarade är av stor vikt. Speciellt under förhållanden där man behöver möjliggöra för anställda att kunna utföra sina arbetsuppgifter på distans.

Det finns ett flertal lösningar man kan använda beroende på verksamhetens behov och förutsättningar.

Enkel fildelning

Med enkel fildelning syftar vi till delandet av dokument mellan anställda på distans via exempelvis Microsoft OneDrive eller Google Docs. Detta ökar samarbetsmöjligheterna och bidrar till att man på ett enkelt sätt kan kontrollera versionshanteringen på det material som produceras. Det enda som behöver göras är att fastställa vilken lösning man vill använda och sedan kan de anställda själva skapa behörigheter och dela dokument på det sätt de behöver.

Lokala system tillgängliga på distans

Att använda t.ex. Remote desktop eller Citrix för fjärråtkomst till olika system kan vara av vikt för företag och myndigheter där det krävs att anställda har tillgång till olika typer av system. Detta kan exempelvis gälla myndigheters diarieföringssystem eller ärendehanteringssystem. Citrix kan även användas för desktopvirtualisering vilket innebär att anställda kan få tillgång till sin arbetsdator även på distans från sin hemdator.

Transformera till molntjänster

En förberedande åtgärd som kan göras av företag är att transformera till molnbaserade tjänster och program. Detta innebär att man exempelvis väljer att ha en molnbaserad dokumenthantering inom organisationen. Detta är något som Kontract kan vara behjälpliga i för att säkerställa att ni får det bästa lösningen möjligt för er organisation.

Kontakta oss idag för för hjälp med att införa distansarbete på ett effektivt och säkert sätt.