Varför är IT-strategin viktigare idag än igår?

Utbudet av olika IT-lösningar har ökat lavinartat de senaste årtiondena. Behovet av integration mellan olika system och systemens komplexitet i sig har också ökat och där finns det inga indikationer på trendbrott. Detta sker samtidigt som vi ser en förskjutning av IT-investeringsbeslut från IT-avdelningen ut till verksamheterna där behoven finns. Företaget riskerar då att fragmenteras med spretiga IT-lösningar som inte går att integrera med varandra utan egentlig nytta för företaget. Detta får till effekt att företaget inte blir lika konkurrenskraftigt som annars varit möjligt.

Kan en väl utarbetad IT-strategi stötta i denna utmaning?

”Begreppet "IT-strategi" växte fram under tidigt 1990-tal pÃ¥ IT-avdelningar som en populär plan för att synliggöra affärskritisk IT-verksamhet. Till dags datum ser vi dokument som beskriver IT-leveranser, operationer, processer, utveckling (projekt) och hur bäst hantera kopplingar mellan kärnverksamhet och IT t ex riktlinjer för IT-frÃ¥gor.” WIKIPEDIA

Strategic alignment

En del av de investeringar som genomförs inom IT blir misslyckade och genererar enbart en ökad kostnad. En anledning till att de inte lyckas med att generera nytta kan vara att deras IT-strategi och affärsstrategi inte stämmer överens med varandra. Strategic alignment handlar om hur strategier är i nivå med varandra och arbetar för att nå samma mål. Det krävs att företaget arbetar för att få en god strategic alignment, eller strategisk samstämmighet, mellan IT- och affärsstrategier för att de IT-investeringar som görs skall generera i nytta för företaget.

För att kunna få en strategisk samstämmighet så krävs det ett nära samarbete och kommunikation genom hela verksamheten. Samarbetet, kommunikationen och kunskapen möjliggör att en verksamhet vet vilka förutsättningar den har och kan på så vis se vad den möjligen kan utvecklas till att bli. Strategier kan då bildas på ett sätt som främjar alla delar av ett företag.

Forskare från Massachusetts Institute of Technology (MIT) slog redan 1991 fast att organisationer inte insåg att IT skapade värde för verksamheten. Enligt dem berodde det på att verksamhetsstrategierna och IT- strategierna inte låg i linje med varandra.

Synen på IT som enbart stödjande funktion lyser igenom i en undersökning som gjordes på 70 nordiska företag av Accenture under 2006 där 90 % påstod sig ha full kontroll på kostnaderna på sina IT-investeringar medan under 10 % hade metoder för att mäta vilket värde investeringarna hade gett för företaget. Då företagsledare inte uppskattar och preciserar värdet med verksamheters IT så kan nyttan förbises och det kan leda till att IT-avdelningar blir åsidosatta och därmed uppkommer en avsaknad av samstämmighet mellan IT- och affärsstrategierna.

Affärsnytta

Ofta handlar affärsnytta om att öka intäkterna och minska kostnaderna. Inom IT finns det dock olika sorter av nytta eller värden. Ett exempel är att en investering som ger bättre arbetsmiljö kan leda till att personalen trivs på företaget. Om personalen trivs kan det leda till lägre sjukfrånvaro, lägre personalomsättning och högre produktivitet. Det är viktigt att väga fördel, kostnad och risk när en investering görs för att ett korrekt beslut ska tas.

Företaget bör se på sin egen organisation och hur lösningen ligger i linje med de förutsättningar och ambitioner som finns där. Den linje som IT-lösningen innebär ska alltså stämma överens med den linje som organisationen har för att möjligheterna ska vara stora till affärsnytta.

Angelica Haverblad (2006) ser ibland en övertro till tekniken i företag och att tekniken kan lösa alla problem. Bara tekniken för sig självt leder oftast inte till att en IT-investerings målsättning infrias. Ibland kan företag dessutom investera i ny teknik enbart för att visa att de är moderna mot den externa marknaden. Detta leder enligt Haverblad (2006) till att värdet eller nyttan av IT-investeringen går helt förlorad. På grund av övertron till tekniken hamnar ofta fokus vid en investering på vad som ska investeras och inte på varför investeringen sker. Det blir oftare ett svar på hur frågan innan vad som ska uppnås är besvarad.

Haverblad (2006) nämner att IT som konkurrensmedel har ifrågasatts eftersom det är svårt att skapa konkurrensfördelar med teknik som är lätt att kopiera. Det beror enlig henne på att det finns en för stor teknikfokus på investeringarna. Det krävs istället att företag ser hur de kan använda tekniken i processer för att skapa konkurrensfördelar. För att detta ska fungera måste företag se till helheten och hur verksamheten och IT samverkar. (Haverblad 2006)

“Enbart tekniken i sig själv skapar ingen resultatpÃ¥verkan, utan det är användningen av IT som är avgörande” (Falk & Olve 1996).

En anledning till att IT-investeringar uppfattas som misslyckade är att det ställs fel krav. Företag har generellt svårt för att skapa en kravspecifikation som verkligen återspeglar behov, utvecklingsmöjligheter och önskemål. Kommunikation mellan personal och ledning måste vara god för att behoven ska lysa igenom. Företag verkar ibland glömma att det trots allt är hur människor använder sig av tekniken som skapar nytta.

Nytta av IT-investeringar genereras om företaget verkligen har klart för sig vad de behöver. Det gäller att se på om den tänkta investeringen passar företaget och om den verkligen kommer att ge någon fördel för företaget. Genom att ha samstämmiga strategier blir det lättare att se vilka mål som företaget vill uppnå och på vilket sätt det ska ske. IT-investeringar kan då genomföras så att de passar de samstämmiga strategier som har formulerats.

Om ditt företag har en god insikt om hur en IT-investering skall hjälpa till att uppfylla målen, så finns goda möjligheter att lyckas med en investering inom IT som kommer generera nytta.

Sammanfattning:

För att få ut mesta möjliga av IT-investeringarna skall IT-strategin och Affärsstrategin vara samstämmiga. IT-strategin skall dessutom utgå från nyttan och IT-investeringarna skall upphandlas mot de krav som verksamheten ställer på funktionen för att erhålla affärsnytta.