Lagen om offentlig upphandling – Hinder eller möjlighet ?

I Sverige gäller att alla offentliga organisationer såsom myndigheter, landsting, kommuner, kommunala dotterbolag etc. vid alla typer av upphandling ska följa ”Lagen om offentlig upphandling” eller förkortat LOU. Detta regelverk finns för att säkerställa att offentliga medel används så effektivt som möjligt och att leverantörerna kan konkurrera på lika villkor.

I tidigare artiklar har vi beskrivit upphandlingsprocessen i generella termer - men vad gäller egentligen för LOU?

Ingen kan säga emot syftet med LOU men många gånger kan regelverket upplevas som både hämmande och byråkratiskt. Det kan tyckas märkligt att en beställande organisation som vet vad de vill ha och har hittat en leverantör med en bra produkt/tjänst är tvingad att lägga tid, resurser och pengar på en upphandling. Var är kostnadseffektiviteten i det förfarandet? 

Sett ur ett IT-perspektiv - är LOU bara ett hinder som inte tillför någon direkt nytta? 

Svaret på denna fråga är nja.

IT är bland det mest komplexa som finns att köpa, speciellt när det gäller större IT-system eller outsourcing av områden inom IT. På grund av denna komplexitet finns många fallgropar och att bara gå ut och köpa den tjänst eller produkt man vill ha är inte att rekommendera. Ett sådant förfarande slutar oftast med att kraschat projekt eller införande som skapar mer onytta än nytta.

LOU som möjlighet

Alla köp av mera komplexa produkter eller tjänster inom IT bör föregås av en strukturerad upphandling för att minimera de risker och fallgropar som finns. Att följa LOU ger en bra grund för detta då man i förväg är tvingad att noggrant formulera sina krav, sina kommersiella villkor och sin avtalsjuridik. Att följa ett sådant förfarande är en bevisad kritisk framgångsfaktor och lägger en bra grund för implementering och senare operativ drift. Du som arbetar inom offentlig sektor kan känna dig trygg för i detta fall är LOU en möjlighet och den privata sektorn borde ta efter mer av den struktur och metodik som finns.

LOU som möjlighet/hinder

När det gäller köp av enklare produkter och tjänster inom IT kan det tyckas vara onödigt att behöva följa LOU. Detta är delvis sant men betänk att om köpet är av enklare karaktär borde även produkten eller tjänsten vara det. Med andra ord borde många leverantörer kunna tillhandahålla det som efterfrågas och pris torde vara den avgörande faktorn. En sådan upphandling är relativt snabb och enkel att genomföra. Om produkten eller tjänsten är av specialkaraktär och ska köpas i mindre volym finns möjligheten att göra en direktupphandling så länge värdet ej överstiger ett basbelopp. Andra metoder som ökar frihetsgraden av valet av leverantörer är att använda sig av prekvalificering eller förhandlad upphandling. Ytterligare en möjlighet är att nyttja någon av de ramavtal som Kammarkollegiet upphandlat. I dessa upphandlingar har redan en kvalitetssäkring gjorts, antal leverantörer är hanterbara och risken för överprövning är mindre.

LOU som hinder

Något som kan upplevas som ett hinder är att i förväg behöva redovisa hur kraven eller kravområden i upphandlingsunderlaget kommer att utvärderas och viktas. På ett sätt är det dock bra att behöva göra detta då man tvingas att tänka efter ordentligt vad man vill uppnå och vad som är viktigast. Nackdelen är att världen är föränderlig och att du som beställare omöjligt kan veta hur leverantörerna kan tänkas sätta ihop en lösning och en affärsmodell som på bästa sätt svarar upp mot kraven. Den möjlighet som finns tillhands för att ta reda på som mycket som möjligt är att innan påbörjad upphandling träffa så många leverantörer som möjligt.

Sammanfattningsvis är det bara att gilla läget när det gäller LOU. Det är en lag och den måste följas. Som tur är finns dock viss frihet och möjlighet att påverka hur processen kring upphandlingen går till. Glöm dock inte komplexiteten runt IT där lärdomar och erfarenhet visas att desto bättre förarbete och struktur som görs desto bättre blir resultat och nytta av det som upphandlas. Som med allt handlar det om att hitta en balans med det pragmatiska och det formella.

För mer information och läsning inom upphandlingsområdet - ta gärna del av vårt white paper hur du undviker 6 vanliga misstag i just din upphandling.