Hur skapas jämförbara underlag i en upphandling?

Har du suttit och försökt jämföra olika anbud med helt olika prisbilder, helt olika förutsättningar och som inte stämmer överens med vad du efterfrÃ¥gat? I de fall leverantörerna har tagit fram egna anbud utan att fÃ¥tt givna ramar och förutsättningar brukar man hamna i en nästintill omöjlig situation med att utvärdera de olika alternativen. Det finns även en mycket hög risk för att man gÃ¥r vidare med fel leverantör och i värsta fall inte erhÃ¥ller det man efterfrÃ¥gat.

Oftast bestÃ¥r upphandlingsprocessen av fem generella steg:

1. Förstudie
2. Förfrågningsunderlag
3. Upphandling
4. Implementering
5. Förvaltning

Själva anbudsutvärderingen är ett moment som genomförs i steg ”3. Upphandling”. Detta är ett av de mest viktiga momenten i en upphandling för att verkligen fylla det behov upphandlingen syftar till samt att fÃ¥ innehÃ¥llet till rätt pris. I anbudsutvärderingen används med fördel en utvärderingsmodell för att fÃ¥ ut det bästa av upphandlingen, dvs det som bäst motsvarar det efterfrÃ¥gade behovet. Men i detta steg är det försent att skaffa sig förutsättningarna för att fÃ¥ jämförbara upphandlingsunderlag och att ens kunna nyttja en utvärderingsmodell.

För att skapa förutsättningarna för att erhÃ¥lla jämförbara anbud sÃ¥ mÃ¥ste du backa tillbaka ett steg i processen, till ”2. FörfrÃ¥gningsunderlag”. I detta steg skapas förfrÃ¥gningsunderlaget och redan här mÃ¥ste du vara tydlig med hur leverantörerna ska svara.

En framgÃ¥ngsfaktor när det gäller att utforma förfrÃ¥gningsunderlaget är tydlighet. Rent strukturmässigt ska underlaget vara lätt att följa och förstÃ¥. Tänk pÃ¥ att nyttja rubriker, innehÃ¥llsförteckning, sidhuvud, sidfot, sidnumrering, bilagor etc.  Vidare för att leverantörerna ska kunna erbjuda och leverera det som efterfrÃ¥gas mÃ¥ste du pÃ¥ ett tydligt sätt ha formulerat dina önskemÃ¥l och behov. Beskriv tydligt vad syftet är med upphandlingen och vilka kriterier som gör att ett anbud kommer att väljas framför ett annat.

Nedan följer ytterligare ett antal konkreta tips för att skapa ett tydligt förfrågningsunderlag:

• Skriv en sammanfattning som kort beskriver den tjänst som upphandlingen syftar till.

• Ange anbudstid.

• Definiera begrepp som används i förfrÃ¥gningsunderlaget.

• Kravspecifikationen ska innehÃ¥lla alla krav som ställs pÃ¥ den vara eller tjänst som upphandlas. Leverantören ska i sitt anbud visa pÃ¥ vilket sätt han avser att arbeta för att kunna uppfylla alla krav i kravspecifikationen.

• Använd separata checklistor för skall- och börkrav. För att underlätta för leverantörerna att svara korrekt kan man i bilaga till förfrÃ¥gningsunderlaget ha en eller flera checklistor. Dessa kan användas för att visa vilka dokument som ska bifogas under olika punkter i anbudet. Använd med fördel checklistor pÃ¥ samtliga skall-krav med hänvisning till den punkt i förfrÃ¥gningsunderlaget där de Ã¥terfinns.

• Beskriv hur anbudet kommer att utvärderas, kriterier och metoder. Om möjligt bifoga utvärderingsmodell. Beskriv viktning mellan pris och kvalitet.

Slutord

Ett väl strukturerat förfrågningsunderlag med blanketter och checklistor av olika slag underlättar arbetet med utvärderingen av anbuden, både för anbudsgivaren och för den upphandlande enheten. Genom ett väl genomarbetat förfrågningsunderlag kommer anbudsutvärderingen bli enklare och du har möjligheten att få ut det bästa möjliga vid upphandlingen och organisationen får de förväntade effektvinsterna!