Hur man misslyckas med sitt projekt eller upphandling!

Majoriteten av alla projekt misslyckas! Att missa i kravställningen och kravspecifikationen är en av de främsta anledningarna till att projekt misslyckas. Se till att din organisation har en klar uppfattning om hur viktigt kravframtagningen är samt att ni har ett beprövat sätt att genomföra den ordentligt och inte hoppar över detta kritiska steg i exempelvis brådskan av att snabbt få klart en RFP.

I vÃ¥r tidigare bloggartikel beskrevs att mÃ¥nga upphandlingar misslyckas och att ”84 % av alla IT-projekt som slutförts under Ã¥ret har varit misslyckade.”.

I den tidigare artikeln presenterades fem fallgropar som kan ge upphov till att IT-projekt och upphandlingar misslyckas:

1. Otydligt vad nyttan är med projektet
2. Berörda parter inom organisationer är inte tillräckligt delaktiga i projektet
3. Kraven på IT-stödet är otydliga och ofullständiga
4. Projektet saknar tillräckliga personella resurser
5. Tidplanen för projektet är för snäv

Det går snabbt går det att dra konklusionen att merparten av ovan risker kan reduceras redan i början av projektet! Den största fallgropen till att upphandlingar och projekt misslyckas är egentligen att kraven och behoven inte är tillräckligt identifierade. Även The Standish Group Chaos report visar bestämt att många av problemen i projekt härrör sig till en bristande kravställning:

Project Challenged Factors                                % of Responses

1. Lack of User Input                                            12.8%
2. Incomplete Requirements & Specifications      12.3%
3. Changing Requirements & Specifications        11.8%
4. Lack of Executive Support                                 7.5%

Många organisationer kämpar för att identifiera behoven och upprätta kravspecifikationen genom att exempelvis:

• Tillsätta verksamhetsanalytiker som en bro mellan verksamheten och IT-leveransen.
• Förbättra underliggande system, utvecklingsmetodik, verktyg och mallar som används för att dokumentera krav.
• Införa en formaliserad projektstyrning genom till exempel; business case, kvalitetsgranskning av projekt, spÃ¥rbarhet av projekt genom uppföljning av effektfördelar.

Dessa traditionella lösningar är bra men är oftast inte tillräckliga för att fÃ¥ en bra detaljerad och korrekt kravbild. Ingen av ovan punkter handlar om den grundläggande frÃ¥gan om hur organisationer fÃ¥r de ”verkliga” kraven frÃ¥n sina intressenter (slutanvändarna). Organisationer bör införa en mer genomarbetad modell för att exempelvis fÃ¥ medarbetarna att berätta för sina verksamhetsanalytiker vad de vill. Oavsett hur bra verktyg eller hur bra projektledning organisationen än har, kan dessa inte kompensera för om en organisation misslyckas med att utvinna de ”verkliga” kraven frÃ¥n medarbetarna. Det är när en projektgrupp vet vad som behövs, pÃ¥ rätt detaljnivÃ¥, de kan börja en upphandling eller ett projekt med rätt förutsättningar.

Förankra kravställningen

Ett av de svåraste momenten i kravframtagningssteget är att få överenskommelse av krav mellan intressenterna som en del i projektet och som förväntas levereras under projektcykeln. Det är absolut nödvändigt för en grupp intressenter att ha en samsyn på kraven. Vad kan man då göra för att förankra kravställningen?

Intressenterna mÃ¥ste ”äga” de krav som fastställts

Det känns nästan banalt att säga att intressenterna måste känna en känsla av delaktighet i kraven, men alltför ofta genomförs en process för kravframtagning som istället minskar denna känsla av ägarskap. Ett exempel är när kraven utformas med ett alltför tekniskt språk. Det är omöjligt att få intressenter att ta ansvar för krav de inte förstår, och som de dessutom kan vara ovilliga att erkänna att de inte förstår. I en sund process för kravframtagning ingår:

• HÃ¥ll enkla workshops där alla intressenter är närvarande
• Använd tekniker och verktyg som engagerar den icke-tekniska deltagaren
• Säkerställ tidigt att berörda intressenters företrädare kommer att skriva pÃ¥ den detaljerade kravspecifikationen

Väl planerade workshops skapar förutsättningar för en effektiv kravframtagning

Organisationer måste snabba upp den tid de ofta kräver från sina användare för att definiera sina behov. Intressenter kommer inte att delta om de känner att deras tid slösas bort. Ju längre tid det sedan tar att dokumentera och godkänna dokumentation av kraven, desto troligare är att de ursprungliga kraven kommer att ha förskjutits. Snabbheten är grundläggande.

En av grundpelarna för att få snabbhet i processen är att använda ett ordnat sätt för att planera och hantera workshops för kravframtagning. Ett sådant tillvägagångssätt kräver att rätt frågor ställs vid rätt tidpunkt, och förhindrar en grupp intressenter från att gå bakåt och riva upp beslut som redan har tagits på goda grunder. En väl genomtänkt metod är produktiv, omfattande och spännande för deltagarna.

Fastställ kraven

Intressenterna bör delta i en process där det finns en tydlig början, en drivkraft under processen, och en värdefull ”produkt” i slutet. Om de krav som initialt fastställts ändras kommer intressenterna att tappa intresset, och dÃ¥ blir det extremt svÃ¥rt att Ã¥terigen skapa energi och motivation till dem i projektet.

Bryt ned mål och ta fram delaktiviteter med start och slutpunkter så deltagarna lättare kan hålla reda på framsteg mot färdigställande och förstå graden av uppfyllnad.

Slutord:

Lägg tid på kravframtagningen. Genom att ha en gemensam bild av kraven samt förankra dessa mellan intressenterna förbättras avsevärt din organisations förutsättningar för att kunna genomföra ett lyckat projekt eller en lyckad upphandling. Som tidigare sagt: Det är när en projektgrupp vet vad som behövs, på rätt detaljnivå, de kan börja en upphandling eller ett projekt med rätt förutsättningar!