Intresset för Lean är stort, vilket inte minst visar sig vid en sökning av ordet på Google. Sökningen genererar 206 miljoner träffar (2012-05-31). Oftast förknippas begrepp som Lean och Kaizen med företag som Toyota och tillverkande industri, men Lean-tänkandet har vunnit mark sedan lång tid tillbaka även inom tjänstesektorn. Tillämpar er organisation Lean? Om inte, varför inte starta på IT- avdelningen?

Att införa Lean innebär bland att man behöver:

Definiera kritiska framgångsfaktorer för verksamheten
Utveckla relevanta nyckeltal (KPI: er) för att mäta prestation
Samla in data och resultat över tiden
Identifiera skillnad mellan uppsatt mål och uppnådd prestation
Kontinuerligt se över verksamhetens processer för att identifiera och eliminera eventuell ”waste” och hitta möjliga små förbättringar
Modifiera KPI: er eller upprätta nya

Tillämpning

Nyckelord inom Lean är långsiktighet, kontinuitet och ständig förbättring (Kaizen). Ett sätt att tillämpa detta på er IT-avdelning kan vara att samla alla medarbetare till korta avstämningar för att följa upp era KPI: er. Dessa samlingar bör även uppmuntra till förslag på förbättrande åtgärder. Fokusera på enkla små förbättringar, vilket exempelvis kan samlas in via gula lappar eller dylikt. Dessa samlingar kan också vara ett tillfälle att lyfta övriga frågor eller problem som upplevs i arbetet.

Exempel på KPI: er

Organisationens hemsida kräver en tillgänglighet på 99 %
Användarna ska max behöva vänta i telefonkö till servicedesk i 3 minuter
First time fix i service desk ska uppgå till 70 %
Andel lösta incidenter inom avtalad tid ska uppgå till 90 %
Andel lyckade genomförda planerade ändringar ska uppgå till 80 %
Ledigt lagringsutrymmet på SAN får inte understiga 15 %
VMware-miljön ska klara av minst 20 nya klienter av en viss given prestanda
Totalt minnesutnyttjande på VMware-hostarna får inte överstiga 70 % osv…

Fallgropar

Det måste avsättas tid och engagemang för att införandet av Lean ska bli meningsfullt. Det räcker inte att bara uppmuntra till förbättringsförslag - någon måste få tid och mandat att genomföra föreslagna förbättringar. Utan avsatt tid riskerar man att personalen snabbt tappar motivationen för Lean.
För att kunna mäta och följa upp KPI: er inom en leverans av IT-relaterade tjänster krävs väl fungerande verktyg för att samla in data. Ex. ärendehanteringssystem och övervakningsverktyg.

Slutligen

Att införa Lean behöver inte kräva stora investeringar. Däremot är potentialen stor för att öka servicegrad, kostnadsreduktion och en mer motiverad personal.

Trender inom IT-outsourcing

Läs mer om de viktigaste trenderna inom IT-outsourcing och ta del av tips på hur ert företag ska förhålla sig till det nya IT-landskapet i detta whitepaper. Läs mer