Change Management – en dyr och långdragen beslutsprocess?

MÃ¥nga organisationer har sedan ett flertal Ã¥r använt Change Management enligt ramverket ITIL (IT Infrastructure Library). För den oinvigde kan ITIL definieras som en uppsättning metoder för IT Service Management (ITSM) som fokuserar pÃ¥ att anpassa IT-tjänster med företagens behov.

En av de stora utmaningarna med att tillämpa Change management är att upprätthålla en effektiv och säker IT-miljö utan att drabbas av långa ledtider på grund av ökad administration och beslutsprocesser.

Idag finns rutiner och processer för Change Management på plats hos samtliga service providers inom IT. Det har blivit en grundförutsättning för att kunna planera, genomföra, verifiera och spåra förändringar i såväl test- som i produktionsmiljöer.

Change Management delas upp i tre typer av förändringar: standard, normala och akuta förändringar.

• Akuta förändringar initieras oftast av en större incident och genomförs i regel utan nÃ¥gra omfattande beslutsprocesser.
• Processen för normala förändringar startar med framtagning av en request for Change som ska bedömas och godkännas före genomförande.
• Standardförändringar är godkända i förväg och bedöms i regel att vara av lÃ¥g risk. Det är upp till respektive organisation att avgöra vilka förändringar som ska betraktas som standardförändringar.

I detta sammanhang bortser vi från akuta förändringar, men också från mer omfattande ändringar. Med omfattande ändringar avses här ändringar med hög kostnads- och risknivå, som ofta drivs i projektform och följer en beslutsprocess på managementnivå.

Oavsett om hela, eller delar av, IT-leveransen hanteras internt eller hos extern part behöver dessa rutiner vara klara för att hålla risker och verksamhetsnytta på rätt nivå.

Rutinen för normala ändringar bygger i regel pÃ¥ att nÃ¥gon (ex. Change Manager) fÃ¥r uppdraget att planera, bemanna, värdera risk, samt upprätta plan för rollback. UtifrÃ¥n detta underlag ska beslut om genomförande fattas, vilket ofta göras av en CAB (Change Advisory Board).  

En av utmaningarna i denna process är att inte fastna i en dyr och långdragen beslutsprocess för varje ändring. Stora besparingar kan göras genom att klassa ofta återkommande ändringar som standardändringar (standard Change). Exempel på standard Change kan vara säkerhetsuppdateringar av OS eller firmware. Standard Change behöver inte behandlas i CAB och kapar därmed ett led i beslutskedjan.

Ett annat sätt att förenkla beslutsprocessen för en normal Change är att etablera en rutin där godkännande kan ske elektroniskt av en (eller flera) medlemmar av CAB. Detta arbetssätt kräver ett högt förtroende mellan leverans och de personer som är ansvariga för att godkänna ändringar.

Ytterligare en möjlighet för att göra Change management mer rationell, och skära ner på overhead, är att försöka dra nytta fördelarna med ny teknik som exempelvis virtualisering innebär, se även vårat blogginlägg om trender inom virtualisering.

Slutligen bör dessa processer ständigt övervakas och mätas för att man ska kunna förbättra dess effektivitet.